Кассовые операции. Кассовая книга ип

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны соблюдать действующий порядок ведения кассовых операций. Это требование установлено п. 4 ст. 346.11 НК РФ.Осуществление кассовых операций регламентируют следующие документы:- Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ);- Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 (далее - Положение);- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 N 40 (далее - Порядок).Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (п. 1 ст. 2 Закона о ККТ).То есть в случае реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) за наличный расчет организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны использовать контрольно-кассовые аппараты.Сферой регулирования Закона о ККТ на основании его положений являются наличные денежные расчеты независимо от того, кто и в каких целях совершает покупки (заказывает услуги).То есть контрольно-кассовые машины подлежат применению не только при наличных денежных расчетах с населением, но и в тех случаях, когда наличные денежные расчеты осуществляются с индивидуальным предпринимателем или организацией (покупателем, клиентом).Обратите внимание! Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13 Порядка). О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.Таким образом, в соответствии с действующим законодательством при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. Индивидуальные предприниматели не исключение Требования по ведению кассовых операций, включая выписку приходных и расходных кассовых ордеров и ведение кассовой книги, установлены Порядком в отношении организаций. В связи с этим возникает вполне логичный вопрос: а распространяются ли требования Порядка на индивидуальных предпринимателей?Налоговые органы отвечают на этот вопрос положительно.Так, МНС России в письме от 12.10.2004 N 14-1-04/4175@ сообщило, что соответствующие положения нормативных правовых актов, устанавливающих порядок работы с денежной наличностью и порядок ведения кассовых операций, в том числе и обязательность оприходования в кассу денежной наличности, распространяются на индивидуальных предпринимателей.Ранее УМНС России по г. Москве в письме от 20.05.2004 N 21-09/34235 разъяснило, что согласно п. 4 ст. 346.11 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСН, не освобождаются от обязанностей по ведению кассовых операций в соответствии с вышеназванными Порядком и Законом о ККТ. Это положение распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей.О распространении действия Порядка на индивидуальных предпринимателей сообщил и Банк России в письме от 17.07.2006 N 08-17/2540. Правда, тремя месяцами позже Банк России в письме от 17.10.2006 N 36-3/1993 признал, что указанное письмо от 17.07.2006 не является нормативным актом Банка России и не может применяться в качестве такового. Однако на рассматриваемую ситуацию это никак не повлияло.В свою очередь ФНС России письмом от 30.08.2006 N ММ-6-06/869@ поручила своим региональным управлениям довести письмо Банка России от 17.07.2006 до нижестоящих налоговых органов. Им они и руководствуются.В качестве примера позиции налоговых органов можно привести письмо УФНС России по г. Москве от 16.01.2007 N 18-12/3/002583. В нем сообщалось, что индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенную систему и осуществляющий расчеты наличными деньгами, обязан вести кассовую книгу и оформлять документально расход денежных средств, руководствуясь положениями Порядка.Следует отметить, что существуют судебные решения, в которых рассматриваемый вопрос решался в пользу индивидуальных предпринимателей.Так, например, в Постановлении от 15.03.2007 N А56-45561/2006 ФАС Северо-Западного округа признал, что Порядок не предусматривает обязанность индивидуальных предпринимателей вести кассовую книгу. Поэтому индивидуальный предприниматель необоснованно привлечен к ответственности за правонарушение, выразившееся в отсутствии кассовой книги и приходных кассовых ордеров. При этом из материалов дела следовало, что индивидуальный предприниматель производил прием наличных денежных средств с применением ККТ и отражал это в журнале кассира-операциониста (форма журнала утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132), данные которого учитывались им при ведении книги доходов и расходов.Ссылка налоговой инспекции на письмо Банка России от 17.07.2006 N 08-17/2540, согласно которому на индивидуальных предпринимателей при совершении ими кассовых операций распространяется действие Порядка, судом не принята, поскольку в соответствии со ст. 7 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» указанное письмо от 17.07.2006 не относится к числу нормативных актов, издаваемых Банком России и обязательных для федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, всех юридических и физических лиц. Когда ККТ не применяется ККТ согласно Закону о ККТ (ст. 2) не применяется только:- при выдаче утвержденных в установленном порядке бланков строгой отчетности;- при осуществлении видов деятельности, установленных п. 3 ст. 2 Закона о ККТ;- если организации и индивидуальные предприниматели находятся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации. Бланки строгой отчетности Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона о ККТ).Обратите внимание! Возможность неприменения контрольно-кассовой техники при условии выдачи бланков строгой отчетности предоставлена организациям и индивидуальным предпринимателям только в случае осуществления наличных денежных расчетов с населением, т.е. с гражданами, в том числе имеющими статус индивидуального предпринимателя (см. п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от «О некоторых вопросах практики применения административной ответственности, предусмотренной статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, за неприменение контрольно-кассовых машин»).Следовательно при наличных денежных расчетах с организациями контрольно-кассовая техника применяется в обязательном порядке.Пунктом 2 ст. 2 Закона о ККТ установлено, что порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством РФ. Во исполнение указанного требования Закона о ККТ и Правительства РФ утверждено вышеназванное Положение.Положение устанавливает порядок осуществления расчетов с использованием бланков строгой отчетности, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения бланков. До утверждения форм бланков строгой отчетности, но не позднее чем до 1 июня 2008 г. могут применяться формы бланков строгой отчетности, утвержденные в соответствии с ранее установленными требованиями (п. 2 Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 N 171).Что касается расходов на приобретение бланков строгой отчетности, то при применении упрощенной системы налогообложения их следует учитывать по статье «Расходы на канцелярские товары», предусмотренной подп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (письмо Минфина России от 17.05.2005 N 03-03-02-04/1/123). «Особые» виды деятельности Пунктом 3 ст. 2 Закона о ККТ установлено, что организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении видов деятельности, указанных в названном пункте. В перечень таких видов деятельности входит, в частности, разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами с ручных тележек, корзин, лотков.За неприменение ККТ по этому основанию не могут быть привлечены к ответственности организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие продажу товаров (оказание услуг) с использованием торговых автоматов (автоматов самообслуживания), эксплуатирующихся в автоматическом режиме (письмо Минфина России от 14.04.2008 N 03-01-15/4-110).При этом Минфин исходил из сложившейся судебно-арбитражной практики и из следующего.В названном письме от 14.04.2008 отмечается, что в Законе о ККТ норма о неприменении ККТ в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг с использованием торговых автоматов непосредственно не закреплена.Вместе с тем согласно п. 3 ст. 2 Закона о ККТ организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при осуществлении разносной мелкорозничной торговли с ручных тележек, корзин, лотков.К передвижным средствам разносной торговли согласно п. 24 ГОСТ Р 51303-99 «Торговля. Термины и определения», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11.08.1999 N 242-ст, помимо тележек, лотков, корзин отнесены торговые автоматы. Следовательно, продажа товаров через торговые автоматы не требует применения ККТ. Налоговый учет ККТ Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении объекта налогообложения учитывают стоимость приобретенных основных средств (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).Для целей применения упрощенной системы налогообложения в состав основных средств включаются основные средства, которые признаются амортизируемым имуществом в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 4 ст. 346.16 НК РФ).Таким образом, расходы на приобретение налогоплательщиками, применяющими УСН, кассовых аппаратов относятся на уменьшение доходов по подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ только в том случае, если их стоимость превышает 20 000 руб. (по ККМ, приобретенным до 1 января 2008 г., - 10 000 руб.).В противном случае стоимость кассовых аппаратов относится на уменьшение налоговой базы на основании подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в составе материальных расходов по мере ввода их в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).Кассовые аппараты, признаваемые для целей главы 25 НК РФ амортизируемым имуществом, приобретенные до перехода налогоплательщика на упрощенную систему налогообложения и имеющие на момент такого перехода остаточную стоимость, принимаются к учету следующим образом.На дату перехода на УСН в налоговом учете отражается остаточная стоимость кассовых аппаратов (ст. 346.25 НК РФ). Порядок списания остаточной стоимости на расходы установлен подп. 3 п. 3 ст. 346.16 НК РФ и зависит от срока полезного использования объекта основных средств.При определении сроков полезного использования основных средств налогоплательщикам, применяющим упрощенную систему налогообложения, следует руководствоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 (п. 3 ст. 346.16 НК РФ).Кассовые аппараты в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359, имеют код 14 3010020 6 и относятся к средствам механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда.Такие объекты согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, относятся к четвертой амортизационной группе, которой соответствует имущество со сроком полезного использования свыше пяти лет до семи лет включительно.В связи с этим на основании подп. 2 п. 3 ст. 346.16 НК РФ стоимость кассовых аппаратов, приобретенных до перехода организации на упрощенную систему налогообложения, списывается на расходы в следующем порядке: в течение первого года применения упрощенной системы налогообложения - 50% стоимости, второго года - 30% стоимости и третьего года - 20% стоимости.Согласно подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ расходы на приобретение ККТ в период применения УСН принимаются с момента ввода ее в эксплуатацию.При этом в течение налогового периода расходы принимаются по отчетным периодам равными долями (см. письмо Минфина России от 17.01.2007 N 03-11-04/2/12).Расходы на эксплуатацию ККТ С 1 января 2008 г. расходы на обслуживание контрольно-кассовой техники учитываются в составе расходов, уменьшающих доходы, на основании подп. 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (подп. 35 введен Федеральным законом от 17.05.2007 N 85-ФЗ).Однако это не означает, что до указанной даты учет расходов на техобслуживание ККТ был невозможен.Так, Минфин России в письмах от 17.05.2005 N 03-03-02-04/1/123, от 27.01.2005 N 03-03-02-05/6 отмечал, что обоснованные и документально подтвержденные расходы по техобслуживанию кассовых аппаратов уменьшают полученные доходы при определении объекта обложения единым налогом на основании подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ как расходы на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями, к которым относятся, в частности, техническое обслуживание основных средств.Что касается стоимости расходных материалов, необходимых для эксплуатации контрольно-кассовых аппаратов, то затраты, связанные с их приобретением, учитываются для целей налогообложения в составе материальных расходов на основании подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ как расходы, связанные с эксплуатацией основных средств (см. письмо Минфина России от 02.11.2007 N 03-11-05/261).

Для предпринимателя немалое значение имеет кассовая дисциплина. Удобнее всего вести учет при помощи унифицированных форм документов.

Но обязательно ли применение кассовой книги для ИП в 2019 году? В 2019 году порядок кассовой дисциплины для индивидуальных предпринимателей отличен от требований к организациям.

Но при крупных масштабах бизнеса в целях сохранности средств и контроля их движения целесообразно применять общий порядок, предусмотренный для юрлиц. Обязан ли ИП вести кассовую книгу в 2019 году?

Базовые аспекты

С 1.01.2012 вплоть до 1.06.2014 основная часть предпринимателей была обязана вести кассовую книгу.

После внесения поправок в законодательство кассовый учет для ИП упростился. .

Именно с этого времени предприниматели получили право вести кассовые операции в упрощенном порядке, нововведение существенно облегчило документооборот ИП.

Но в основном касается это представителей малого предпринимательства, чей бизнес имеет небольшие объемы. Значение имеет отсутствие и регулярных наличных оборотов.

В то же время частые расчеты денежной наличностью требуют детального учета. А если учет ведется бухгалтерским или кассовым работником, то не стоит пренебрегать установленными правилами кассовой дисциплины.

От правильно налаженного учета осуществляемых операций зависит сохранность финансов. Такая неоднозначность оставляет открытым вопрос, надо ли вести кассовую книгу ИП.

Необходимые термины

Кассовая дисциплина являет собой общность обязательных норм, содержащихся в нормативах ЦБ РФ .

Эти нормы должны исполнять все субъекты экономической деятельности, которые осуществляют расчеты с наличными деньгами. Причем значения не имеет объем поступающей наличности, специфичность деятельности или наличие расчетного счета.

Обязанность соблюдения кассовой дисциплины не связана с наличием или отсутствием ККМ. Так ИП на ЕНВД освобожден от необходимости применять кассовый аппарат, но не от соблюдения кассовой дисциплины.

При учете операций по кассе требуется наличие:

• кассовой книги;
• книги учета доходов и расходов;

Вся эта документация в общем и представляет первичный учет по кассовым операциям.

Кассовыми называются операции, касающиеся принятия, сохранения, и траты денег, зачисленных в кассу. Кассовая дисциплина неразрывно сплочена с определением «кассовых операций».

Соблюдение дисциплины по кассе подразумевает оформление кассовой книги, отображение всяких наличных операций, составление кассовых документов, соблюдение лимита расчетов.

Кассовая книга представляет собой особый журнал. В него заносятся сведения обо всех выполненных сделках с наличностью.

Кассовая книга регистрирует все приходы и расходы. Форма данного документа унифицирована, что упрощает процесс заполнения.

Назначение документа

Ведение кассовой книги необходимо для учета денежных средств при осуществлении контроля над использованием начальным капиталом и поступающей прибылью.

Но нужно подметить, что в данном обращении отсутствует и непосредственное утверждение о надобности учета кассы для ИП на .

То есть им нужно производить учет доходов/расходов. Это можно понимать как отсутствие необходимости ведения кассовой книги для ИП на ОСНО.

Тем не менее, контролирование финансов требует использования отлаженных учетных и контролирующих инструментов. Значит ИП все же не стоит отказываться от оформления кассовых документов и кассовой книги в том числе.

Доходы и расходы субъекта фиксируются на основе первичных документов посредством регистрации хозопераций в учетной Книге. Данный документ отображает имущественное состояние ИП и итоги деятельности его за налоговый период.

При заполнении Книги учета на УСН надобно соблюдать такие правила:

• регистрируются лишь доходы, налогооблагаемые при УСН. То есть суммы, оплаченные за товары, услуги, предоплата и внереализационные вида прибыли, обозначенные в ;
• учету подлежат лишь облагаемые доходы и расходы, принимаемые к учету. Расходы определяет ;
• при выборе доходов в качестве налогообложения, надобно указывать расходы, убавляющие налоговые платежи. К таковым причислены, например, страховые взносы за сотрудников;
• приобретенные от клиентов авансы фиксируются и подлежат налогообложению. При возврате аванса следует отобразить это соответствующей записью;
• сумма выплаченного минимального налога и по единому налогу не учитывается;
• если величина минимального налога больше величины единого налога, то разность включается в траты текущего года. Расход показывается в приложении к первому разделу;
• при оказании агентских либо в доходах отображается лишь сумма вознаграждения за посредничество;
• затраты ИП на УСН доходы минус расходы должно подтверждать документами от поставщиков. Необходимо наличие не только стандартных платежных документов, но и документации на приход. Так расходы будут признаны.

На ЕНВД

При ЕНВД перечень документации и налоговой отчетности минимален. Обусловлено отсутствием взаимосвязей между реальной выручкой и налогооблагаемой базой.

Частый вопрос: "Нужно ли ИП вести кассу?". С 2012 года по 2014 год всех индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют расчет наличными средствами, обязали иметь кассу.

Предпринимателям было разрешено перейти к упрощенной системе ведения кассы. Это существенно облегчило документооборот для индивидуальных предпринимателей, дело которых ограничено небольшими масштабами и ведется без наемных работников либо не отличается регулярностью оборотов наличных денег. Если же расчет при помощи наличности производится достаточно часто и осуществляется наемным сотрудником, не стоит пренебрежительно относиться к кассовой дисциплине, так как налаженный учет операций позволяет сохранить ваши финансовые средства.

В данной статье разберемся, как вести кассу индивидуальному предпринимателю.

Кассовая дисциплина

Для начала попробуем разобраться с терминологией. Что подразумевают под «Кассовой книгой»? В чем отличие между «Кассой» и «Кассовым аппаратом». Специальный журнал, содержащий сведения обо всех операциях с наличными называется кассовой книгой. Закон обязывает вести книгу всех индивидуальных предпринимателей, даже тех, которые используют упрощенку (УСН). Она называется КО-4. «Кассовым аппаратом» (ККМ, ККТ) называют устройство, установленное для того, чтобы вы имели возможность получить наличные деньги от ваших клиентов. Этих устройств может быть установлено столько, сколько вам нужно, но по каждому из них необходимо оформлять индивидуальную отчетность. Налоговая может поинтересоваться, ведет ли ИП кассу?

«Касса» организации - это совокупная общность всех денежных операций (выдача, хранение, прием). В нее попадает вся сумма выручки, которая получена, в том числе и по кассовым аппаратам. Из нее же осуществляют и все наличные расходы, которые необходимы для осуществления деятельности организации. Деньги сдают инкассаторам для последующей передачи в банк. Касса может быть отдельным помещением, сейфом в комнате или даже ящиком рабочего стола. Весь перечень операций по кассе сопровождается оформлением кассовых документов, именно это и подразумевают, когда говорят о соблюдении кассовой дисциплины. Имеют в виду свод правил, необходимых для осуществления операций, которыми сопровождается прием, выдача и сохранение наличных денег. Итак, как вести кассу предпринимателям?

В чем заключается кассовая дисциплина?

Во-первых, это касается оформления документов по кассе, которые отражают движение денег. Безусловно, также важно соблюдать лимит кассы (предельно возможная сумма денег, которая допускается к хранению в конце дня работы). Соблюдать правила выдачи, касающиеся денег под отчет. Кроме того, ограничение расчетов, производимых с помощью наличных, между участниками предпринимательской деятельности по одному договору суммой, не превышающей 100 тыс. рублей.

Ведение кассы

Важно понимать, как правильно вести кассу.

Обязанность следования кассовой дисциплине ни от наличия кассового аппарата, ни от того, какую вы выбрали систему налогообложения, не зависит. Вы можете не пользоваться кассовым аппаратом при расчетах, выписывая товарные чеки, но правила кассовый дисциплины должны соблюдаться неукоснительно. Собственно, порядок здесь такой - есть движение денег, значит, кассовая дисциплина должна быть на высоте. С середины 2014 года до настоящего времени действует порядок, при котором ведение кассы называется упрощенным. В наибольшей степени эти изменения коснулись ИП и их работников. Теперь ИП может не вести кассу наравне с ООО и, кроме того, может не оформлять документы по кассе (ПКО, РКО, кассовую книгу).

Предприниматели должны только подтверждать выплату заработной платы при помощи расчетных и платежных ведомостей. Также согласно упрощенке, индивидуальным предпринимателям и малым предприятиям (количество сотрудников не превышает ста человек, а выручка менее 800 миллионов рублей в год) не обязательно устанавливать кассовый денежный лимит. Все правила ведения кассы установлены указаниями Банка РФ (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Как вести кассу и документы по ней?

Документы по кассе

Вся совокупность операций по кассе проводится уполномоченным на это сотрудником (обычно это кассир), в его отсутствие эти функции выполняет руководитель. Если кассиров несколько, то назначают старшего кассира. Документы по кассе формируются главным бухгалтером или другим назначенным должностным лицом, с которым заключался договор о ведении бухгалтерского учета. Кассовые операции оформляют следующими документами: приходным кассовым ордером, который заполняется в случае каждого поступления денег. Если деньги оформляется чеком ККМ или с помощью БСО, то не запрещено составлять приходный ордер на совокупную сумму принятой наличности за рабочую смену. Когда из кассы выдают деньги, то оформляют эту процедуру, выписывая расходный ордер. Когда кассир получает ордер (например, от работника, отправляющегося за покупкой бумаги) он должен убедиться, что на расходном ордере есть виза главного бухгалтера или руководителя, а также удостоверить личность сотрудника.

Данные по всем приходно-расходным ордерам заносятся в кассовую книгу (по форме КО-4). В конце служебного дня происходит сверка данных по кассовой книге с данными выписанных ордеров и определяется сумма остатка наличности в кассе. Это обязанность кассира. Он должен знать, как вести кассу правильно.

Если в течение рабочего дня кассовых операций не производилось, то в кассовой книге соответственно записи отсутствуют. Книгу учета (по форме КО-5) заполняют только в тех случаях, когда в организации работает не один кассир, а несколько. Записи в книгу вносят во время работы в тот момент, когда происходит передача наличных денег от старшего кассира кассиру, что подтверждают их подписи. Для выдачи зарплат, стипендий и иных выплат оформляются расчетно-платежные и платежные ведомости. Заполнение кассовых документов возможно в документарном виде или в электронной форме. Документы на бумажных носителях оформляют от руки или на компьютере и подписывают личными подписями. Документом в электронном виде, оформляемым с помощью компьютера, должна обеспечиваться защита от несанкционированного доступа, кроме того, их подписывают электронными подписями. Следует напомнить, что такие виды отчетных документов как: КУДИР, Книга учета БСО, отчеты и журналы кассиров-операционистов не относят к кассовой дисциплине.

Ведет ли ИП кассу? Этот вопрос интересует многих.

Кассовая книга

Начало кассовой книги соответствует началу календарного года. Ведется она в форме журнала, состоящего из пятидесяти (или ста) страниц, с указанием на титуле срока действия. В ситуации, когда книга заканчивается до того как закончился календарный год, то заводят еще одну книгу, в которой записи продолжают вести в хронологическом порядке. На этом экземпляре тоже указывают дату начала ее ведения и дату окончания. Такая организация ведения дает возможность установить последовательность кассовых книг. По предыдущим указаниям, было необходимо пронумеровать, прошить все листы и скрепить подписью ответственного лица и печатью. ИП обязаны вести кассу, если у них имеется кассовый аппарат.

По новым указаниям центрального банка, действующим на данный момент, эти требования отменены. Индивидуальный предприниматель имеет право не определять кассовый лимит. Если предприниматель оформляет кассовую книгу, то при выписке приходно-расходной документации, выручку в кассу он оформляет с помощью одного приходного ордера, выписанного на общую сумму оформленных за рабочий день документов. В организации ведение книги - обязанность кассира, он же принимает деньги и вносит записи в журнал. По окончании рабочего дня кассиром передается остаток наличных и все первичные документы бухгалтеру, который подписывает этот лист в журнале (это может сделать и руководитель в отсутствие бухгалтера). Индивидуальный предприниматель проводит, как правило, эту процедуру лично.

Способ формирования кассовой книги в электронном варианте тоже допускается. Здесь есть две возможности: кассовая книга оформляется в электронном виде, а потом переносится на бумажные носители. Если пользоваться вторым вариантом, то кассовую книгу ведут полностью в электронном виде, применяя электронно-цифровую подпись. В первом случае, эта процедура существенных отличий от классического способа не имеет. Как вести бухгалтерию по кассе? Об этом далее.

Второй вариант оформления кассовой книги предполагает совершение следующих действий:

• С целью обеспечения защиты информации кассовой книги от доступа третьих лиц ставится пароль.
• Обязательно используется резервный накопитель или служебная информация сохраняется на сервер.
• Электронную подпись к кассовой книге оформляют согласно Закону № 63-ФЗ от 06.04.2011 года.

После того как ответственным лицом поставлена подпись в книге, исправления вносить в нее нельзя. При выполнении вышеперечисленных условий электронная кассовая книга приравнивается к бумажному варианту и распечатки не требует.

Как вести кассу в 1С 8. 3?

Кассовая книга может вестись как, так и в компьютерной программе. В «1С Бухгалтерия 8.3» кассовую книгу реализовали как отчет. Бухгалтер или кассир не должен делать для нее отдельные записи, тем более двойные. Достаточно осуществлять внесение первичных документов по поступлению и выдаче наличных. Кассовая книга будет автоматически сформирована на их основании.

Лимит остаточных средств по кассе

Лимитом остатка по кассе принято называть предельно допустимую сумму денег, хранение которой разрешено в кассе организации в конце дня работы. Всю наличность, полученную сверх определенного лимита, нужно передавать в банк. Это правило может быть нарушено в дни, когда выдается зарплата, стипендия, а также в выходные дни (если проводили операции по кассе). К процедуре установления кассового лимита следует отнестись очень внимательно. Если лимит не установлен, то он будет считаться равным нулю, это значит, что любая сумма в кассе на конец служебного дня считается превышающей кассовый лимит. Как вести кассу ИП, можно уточнить в налоговой.

Наличие в кассе наличности сверх установленного размера - это грубейшее нарушение кассовой дисциплины, за которое положен штраф. Лимит по кассе устанавливает руководитель приказом за своей подписью. Приказ может определять срок, на который данный лимит является действующим или нет, в последнем случае сумма лимита будет действующей до издания нового приказа. Напоминаем, что с 01. 06. 2014 г. индивидуальным предпринимателям и малым предприятиям не нужно устанавливать кассовый лимит. Для того чтобы его отменить, достаточно напечатать соответствующий приказ. Приказ основывается на Указаниях Банка РФ от 11.03. 2014 г. № 3210-У и обязательно должен содержать следующее определение: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

Надо ли вести кассу ИП?

Выдача наличных средств под отчет

Подотчетными деньгами называют суммы, которые выданы подотчетным работникам на командировочные или представительские расходы и хознужды. Выдают деньги под отчет только на основании заявления сотрудника. Заявление должно отражать следующие данные: размер суммы, цель выдачи и срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться. Заявление пишут в произвольной форме и обязательно подписывают его у руководителя. Если сотрудником потрачены личные средства, то ему их компенсируют, также по заявлению. Как правило, деньги под отчет не выдают работникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам. Авансовый отчет с приложением кассового или товарного чека сотрудник предоставляет не позднее, чем через три дня. Если этого не сделать, то средства выданные сотруднику не будут зачтены в расходы.

Как вести кассу в 1С немногие знают.

Ограничения в наличных расчетах

Ещё одно важное правило кассовой дисциплины - соблюдение ограничения объема наличных операций между участниками предпринимательской деятельности (ИП и ООО) по одному договору суммой менее 100 тыс. рублей. На расчеты с физическими лицами это ограничение не распространяется. Также не нужно соблюдать это положение при выплате работникам зарплаты, выплат социального характера и подотчётных сумм (исключение составляют случаи, когда подотчетный работник совершает сделку от имени предприятия доверенности). При ведении кассовых расчетов, надо обратить внимание на следующий момент: наличную выручку нельзя использовать для погашения займов, выплаты дивидендов и оплаты аренды недвижимости.

Личные нужды

Все что заработано организацией, принадлежит ей. В связи с этим положением даже если в ООО всего один единственный учредитель, то он все равно не может распоряжаться средствами ООО по своему желанию. Брать из кассы наличные средства в соответствии со своими личными нуждами учредителям запрещено. А вот индивидуальных предпринимателей в отличие от ООО не ограничивают подобным образом. Они могут распоряжаться своими деньгами в любое время. Суммы, которые ИП имеет право тратить в соответствии со своими личными нуждами, не ограничиваются законом (единственное требование, предприниматель должен вовремя уплачивать налоги и страховые взносы). В связи с этим нужно отметить, что если индивидуальный предприниматель не выпустил приказ об отмене ведения документации кассы, то получая наличные средства из кассы, он должен оформлять расходный ордер с пометкой о том, что средства выданы на собственные нужды.

Проверки налоговых органов

До 2012 года контролировали соблюдение правил ведения кассы (как вести учет, разобраться несложно) банки. Теперь эта функция возложена на работников Федеральной Налоговой службы. Они осуществляют выездные проверки и могут проверить, например, как учитываются наличные средства. Или проконтролировать процесс распечатки отчетов, которые содержит фискальная память ККТ и накопители фискальной памяти. Кроме того, они могут затребовать все документы, которыми производится оформление кассовых операций (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.).

Также работники налоговой службы тщательно контролируют выдачу кассовых чеков (бланков строгой отчетности). За то, что предприятие или ИП не соблюдает правила ведения кассы и нарушает последовательность работы с денежной наличностью, предусматривается штраф по статье 15.1 КоАП РФ: для ИП и ответственных сотрудников организации - от 4000 до 5 000 рублей; для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей.

Мы разобрались, должен ли ИП вести кассу.

В соответствии с положениями Федерального закона № 290-ФЗ в 2018 году онлайн-кассы уже стали обязательной составляющей работы коммерческих предприятий, в том числе выбравших упрощённую систему налогообложения. Онлайн-ККМ заменяют устаревшие модели касс благодаря своему расширенному функционалу - они способны за доли секунды автоматически отсылать информацию о денежных операциях в налоговые органы по интернету через оператора фискальных данных. К индивидуальным предпринимателям, которые не подключают современную кассу, отвечающую требованиям государства, применяются различные санкции.

Нововведения относительно подключения онлайн-касс

Замена старых кассовых аппаратов на онлайн-кассы проходила постепенно и началась еще в 2017 году, когда подошёл срок установки новых ККМ на предприятиях, перешедших на упрощённый режим обложения налогом дохода от коммерческой деятельности (УСН). Несмотря на всяческие поблажки в отношении предпринимателей на специальных налоговых режимах, требование к установке разрешённых к подключению налоговой службой онлайн-касс распространилось и на них.

Некоторые модели кассовых аппаратов могут быть доработаны до онлайн-кассы - в таком случае отпадает необходимость в покупке новой дорогостоящей ККМ.

Для предпринимателей подключение онлайн-ККМ оборачивается необходимостью:

• заключения договора с аккредитованным оператором фискальных данных (ОФД),
• покупки новой кассы,
• подведения интернета,
• регулярной проверки интернет-соединения (если неполадки со связью и передачей данных не будут устранены в течение месяца, касса будет заблокирована).

Онлайн-ККМ призваны упрощать контроль над выручкой коммерческих компаний - мгновенная передача сведений о денежных расчётах с клиентами владельцев бизнеса позволяет отслеживать потоки денежных средств без организации выездных проверок инспекторами ФНС. Именно поэтому нововведения коснулись и тех структур, которые имели право не устанавливать онлайн-кассы ранее: юридических лиц, перешедших на ЕНВД и патентную систему налогообложения, владельцев вендинговых автоматов и прочих бизнесменов.

Требование к установке онлайн-кассы распространилось и на владельцев торговых автоматов

Подключение онлайн-ККМ повлечёт за собой и некоторые затраты:

• стоимость кассового аппарата варьируется от 18 тысяч до нескольких сотен тысяч рублей, в зависимости от дополнительных возможностей ККМ;
• услуги ОФД оцениваются в 3000 рублей и более;
• приблизительно 4000 рублей придётся потратить на установку обновлений.

Преимуществом является тот факт, что понесённые расходы предприниматели на УСН вправе включить в состав затрат, уменьшив тем самым сумму налогов.

Население, расчёты с которым теперь будут проводиться через онлайн-кассу, разницы в обслуживании не почувствует - скорость печати чека окажется такой же как при использовании старых ККМ.

Нужна ли онлайн-касса ИП на УСН в 2018 году

Федеральный закон № 290-ФЗ обязывает индивидуальных предпринимателей на упрощённой системе налогообложения устанавливать у себя на предприятии онлайн-кассу. Перечень владельцев бизнеса, освобождённых от подключения новых ККМ, весьма ограничен.

Индивидуальные предприниматели на упрощённой системе налогообложения обязаны устанавливать онлайн-кассы

Переход с УСН на какой-либо другой режим обложения налогом не имеет смысла, поскольку компании, уплачивающие единый налог на вменённый доход или работающие по патентной системе, также должны будут приобрести онлайн-кассу. Разница будет заключаться лишь в крайних сроках установки кассовых аппаратов.

УСН без онлайн-кассы: кто вправе не устанавливать ККМ

Не каждый предприниматель, осуществивший переход на УСН, должен будет подключать онлайн-ККМ - для некоторых владельцев бизнеса это оказывается невозможным в силу различных причин.

Федеральный закон № 54-ФЗ устанавливает перечень ИП на УСН, которые на законных основаниях могут отказаться от покупки онлайн-кассы. Такая возможность появляется у предпринимателей, осуществляющих следующие виды деятельности:

• торговля печатной продукцией (доля ее реализации равна как минимум 50% в общем товарообороте, включающем также продажу сопутствующих товаров - учёт доходов ведётся раздельно);

  На предприятиях, реализующих газетно-журнальную продукцию, при выполнении определённых условий не требуется устанавливать онлайн-кассу

• продажа ценных бумаг;
• реализация проездных билетов и талонов непосредственно в салоне транспортного средства;

  При продаже билетов и талонов на проезд в городском транспорте онлайн-касса не нужна

• обеспечение питанием учеников и преподавателей в учебных заведениях;
• сдача в аренду (наём) жилья, которым владеет ИП;
• оказание услуг по переноске багажа на вокзалах, в аэропорту и речном/морском порту;

  Оплата услуг носильщика не должна проводиться через онлайн-кассу

• вспашка земельных участков под посадки, подготовка дров;
• продажа изделий народных художественных промыслов лично мастерами;
• осуществление ухода за маленькими детьми, пожилыми и людьми с ограниченными возможностями;

  Сиделки и няни не должны получать оплату через онлайн-кассу

• изготовление ключей и металлической галантереи, а также ремонт указанных изделий;
• окраска и ремонт обуви;

  При оказании услуг по ремонту и окраске обуви устанавливать онлайн-кассу не требуется

• скупка стеклотары и утильсырья (кроме драгоценностей и металлолома);
• продажа напитков на розлив из автоцистерн, керосина, растительного масла, живой рыбы, овощей;

  Продажа молока из автоцистерн не требует покупки онлайн-кассы

• реализация безалкогольных напитков в розлив, мороженого из ларька;
• осуществление разносной торговли не требующих особых условий хранения товаров в поездах, с лотков, корзин, велосипедов, тележек;

  При отпуске товаров с тележки проводить деньги через онлайн-кассу не нужно

• продажа товаров в розницу на ярмарках, рынках, выставках (если только торговля на специализированных территориях не ведётся с павильонов и подобных им построек).

Деятельность, имеющая отношение к религии, может осуществляться без проведения расчётов через онлайн-ККМ.

Не применять онлайн-кассы вправе и те предприниматели, чьи предприятия находятся в труднодоступных или отдалённых районах, а также в населённых пунктах, расположенных вдали от сетей связи (список таких местностей установлен на законодательном уровне). При этом ИП, который получил возможность не устанавливать онлайн-ККМ, обязан выдавать клиентам бланки строгой отчётности как доказательство совершения денежного расчёта.

Если деятельность ИП ведётся в отдалённой местности или вдали от сетей связи, онлайн-кассу разрешается не устанавливать

Кроме того, новые кассовые аппараты не требуются для кредитных учреждений, установивших для фискальных расчётов автоматы, позволяющие оставлять распоряжения организациям о переводе денег, а также выводить и отправлять средства наличным и безналичным способом (при этом сохраняется обязательство по ведению перечня работающих автоматов).

В аптеках, а также обособленных подразделениях лечебных учреждений, функционирующих в сельской местности, онлайн-кассы также разрешается не устанавливать.

Любые послабления, касающиеся установки онлайн-касс, не относятся к случаям, когда в ходе коммерческой деятельности реализуются подакцизные товары или производятся расчёты через автоматические средства расчётов.

Все предприниматели, чья работа не подпадает под вышеописанные ситуации, обязаны установить онлайн-ККМ.

Как выбрать онлайн-кассу

Выбирая онлайн-кассу, следует учитывать специфику осуществляемой деятельности. Особое внимание нужно уделить следующим моментам:

1. Если планируется применять онлайн-ККТ для автоматизации учёта и контроля, понадобится касса, в функционал которой входит взаимодействие с 1С и прочим популярным бухгалтерским программным обеспечением.
2. Если компания реализует алкогольные напитки, потребуется кассовый аппарат, адаптированный для ЕГАИС.
3. Если предполагается, что ремонтом и настройкой онлайн-кассы будет заниматься штатный системный администратор, следует выбирать модель, в работе которой специалист разбирается.

Главное, чтобы онлайн-касса соответствовала требованиям закона:

• аппарат должен формировать как бумажные, так и электронные налоговые документы;
• ККМ должна немедленно после записи фискальных сведений на накопитель осуществлять их передачу ОФД;
• на бумажном чеке должен быть двухмерный штрих-код, содержащий в себе данные о денежном расчёте;
• информация о поломках и сбоях в работе кассы должна вовремя передаваться в налоговую службу.

Полный список разрешённых к установке онлайн-касс представлен в свободном доступе на официальном сайте ФНС РФ. Там же опубликован перечень аккредитованных операторов фискальных данных, с которыми можно заключать договора на обслуживание новой ККМ.

Вся актуальная информация об онлайн-кассах доступна на сайте ФНС РФ

Если выбранной вами модели кассы нет в списке налоговой службы, применять данную онлайн-кассу запрещено.

Онлайн-касса для УСН: принцип работы

Правильно выбрать новую ККМ помогут подсказки на сайте ФНС о целях использования каждой конкретной модели онлайн-кассы из списка разрешённых к применению. Когда аппарат выбран и куплен, настаёт время заключения договора с одним из операторов фискальных данных, выбор которых не так широк. После подключения кассы через личный кабинет налогоплательщика, предоставленный владельцу кассы, она будет готова к работе.

Работа с онлайн-кассой выглядит следующим образом:

• клиент просит продать ему товар, и продавец пробивает чек;
• сведения о покупке мгновенно передаются в ОФД;
• в базе данных ОФД информация сохраняется, а в ответ касса получает уникальный номер чека;
• чек отдаётся клиенту, а если тот предоставил адрес электронной почты, то чек также отправляется ему и в электронном виде;
• ОФД отправляет в ФНС данные о денежных расчётах ИП на УСН за рабочий день.

Онлайн-касса сохраняет сведения из чеков в своём фискальном накопителе.

К какому времени ИП на УСН необходимо подключить онлайн-кассу

Законами, регулирующими порядок перехода на новые онлайн-кассы, установлены чёткие временные рамки, в течение которых налогоплательщики обязаны подключить их. Крайние сроки установки онлайн-ККМ различны для ИП, применяющих общую систему налогообложения и специальные режимы обложения налогом.

Устаревшие модели кассовых аппаратов можно было регистрировать вплоть до 31 января 2017 года, после чего постановка их на учёт прекратилась.

ИП на УСН в 2018 году уже пользуются онлайн-кассами, а вот организации на ЕНВД и ПСН могут повременить с переходом до 01.07.2018

Позднее всех переходят на онлайн-кассу коммерческие структуры, выбравшие ЕНВД и ПСН - им необходимо приобрести новые кассы не позднее 1 июля 2018 года.

Хотя упрощённая система налогообложения также относится к специальным режимам, на онлайн-ККМ фирмы на «упрощёнке» перешли раньше уже с 1 июля 2017 года.

Не запрещено установить новую ККМ и до указанной даты, если владелец бизнеса имеет такое желание. С момента проведения первого расчёта через онлайн-кассу ИП должен строго соблюдать требования Федерального закона № 290-ФЗ.

Преимущества применения онлайн-кассы

У многих предпринимателей установка онлайн-кассы ассоциируется только с дополнительными хлопотами и затратами. Между тем, применение кассового аппарата имеет ряд преимуществ.

ИП на УСН стоит знать о следующих плюсах покупки ККМ:

1. С кассой значительно упрощается ведение отчётности, а также анализ результатов работы. Сведения, хранящиеся в ККМ, позволяют без труда проверять уровень продаж, рассчитывать объемы выручки за различные периоды времени.
2. Возможность минимизации ошибок персонала в отношении денежных расчётов.
3. Повышение скорости обслуживания покупателей.
4. Отсутствие необходимости заполнения бланков строгой отчётности, заменяющих собой кассовые чеки.
5. Повышение качества оказываемых покупателям услуг и, как следствие, рост прибыли.
6. Невысокие расходы на обслуживание кассы (приблизительно 500 рублей в месяц) - вызов специалиста требуется единожды в год.
7. Повышение безопасности покупок, совершаемых в интернет-магазинах, как для клиентов, так и для предпринимателя.

Каждому предприятию, нацеленному на рост и развитие, следует оценить достоинства онлайн-касс, выбрать подходящую модель для своего бизнеса и научиться грамотно её использовать в ходе предпринимательской деятельности.

Недостатки использования онлайн-кассы

Наряду с преимуществами, которые получает ИП при установке онлайн-ККМ, у него возникнут и некоторых сложности:

1. Сбои в работе кассы, в том числе касающиеся исчезновения интернет-соединения, придётся устранять в сжатые сроки, иначе ККМ будет заблокирована из-за отсутствия передаваемых в налоговую службу сведений.
2. ИП, подключившие онлайн-кассы, не будут получать никаких льгот и привилегий.
3. Лишь небольшое число моделей старых касс могут быть переоборудованы до онлайн-кассы, в большинстве же случаев приходится покупать полностью новое оборудование.

Кассовая дисциплина ИП

Использование кассовой машины ИП на УСН непременно должно отвечать положениям действующих законов. Для «упрощенцев» предусмотрены некоторые поблажки при осуществлении кассовых операций (выплате и приёму наличности). Бизнесмены вправе:

• не заводить кассовую книгу,
• не устанавливать лимит остатка средств в ККМ по завершении рабочей смены,
• не оформлять приходные (ПКО) и расходные (РКО) кассовые ордера.

Однако владельцы бизнеса, расплачивающиеся со служащими и получающие оплату наличными, обязаны составлять соответствующие ордера, а также заводить кассовую книгу для принятия к учёту данных документов. Но даже если ИП не ведёт дел с наличным расчётом, он всё же имеет обязательства по заполнению Книги учёта доходов и расходов (КУДиР), что предполагает наличие первичной документации, в том числе расчётных ордеров.

КУДиР не обязательно заводить лишь предпринимателям, выбравшим ЕНВД, а значит, освобождение от оформления ордеров доступно только им, при условии, что режим ЕНВД не совмещается с любым другим режимом налогообложения.

ИП на УСН обязаны вести Книгу учёта доходов и расходов

Если ИП справляется без привлечения наёмного труда, а деньги принимает напрямую, ему необязательно оформлять приходный/расходный ордер, поскольку приём наличности можно доказать, представив кассовые чеки и отчёты с гашением (если установлена касса) или же бланк строгой отчётности. Факт выплаты заработной платы подтверждается заполненной платёжной ведомостью.

Кроме того, закон позволяет изымать наличность из кассы на любые возникшие нужды, составляя при этом РКО. В графе «Основания для выплаты» должна присутствовать запись «Выплата на личные нужды ИП».

Лимит кассы

Лимит на сумму денег, оставшихся в ККМ, предприниматель с недавнего времени устанавливать не обязан. Ранее, если ИП позволял себе хранение в кассе сверхлимитной выручки, его могли оштрафовать на 5 тысяч рублей.

Ограничения по лимиту на остаток денег в кассе с ИП были сняты

Теперь же, если ИП решает не контролировать остатки средств в кассе на конец смены, он фиксирует это в учётной политике фирмы, ссылаясь на Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У, и отменяет свой приказ о размере лимита, если таковой имел место. Если указанные действия не предпринять, придётся осуществлять контроль за суммами наличных в ККМ.

Порядок ведения кассовой книги ИП на УСН

В текущем году появились различия между требованиями к ведению кассовой дисциплины для ИП и ООО. Если фирма крупная, налоговые органы рекомендуют и тем и другим придерживаться общих её правил. Но в целом, с даты вступления в силу Указания ЦБ РФ №3210-У для ИП было утверждено ведение фискальных операций по упрощённой схеме.

Следование кассовой дисциплине означает, помимо прочего, заполнение кассовой книги - журнала унифицированной формы, в котором фиксируются сведения о каждой сделке с наличностью. Для ИП заведение данного документа не является обязательным при выполнении прочих требований, однако и не запрещено.

Книга ведётся с первого дня и до окончания года (календарного), о сроках действия написано на титульной странице. Ранее листы документа должны были прошиваться и скрепляться подписью несущего ответственность за ее оформление лица, но на текущий момент налоговые органы этого не требуют от тех, кто вообще мог бы не заполнять регистр.

Внесение данных в кассовую книгу призвано упростить:

• систематизацию производственного процесса,
• управленческий учёт,
• контроль за движением денег,
• понимание процессов современного бизнеса,
• выбор направления для вложения средств,
• исключение вложений в сферы, которые обернулись бы убытком.

Для ИП на «упрощёнке» необходимо:

• соблюдать кассовую дисциплину,
• установить онлайн-кассу,
• применять ККМ во всех установленных законодательством случаях,
• вести учёт выручки и затрат (вносить данные в КУДиР), а зачастую и физических показателей и любых объектов обложения налогами.

Данные вводятся в кассовую книгу кассиром, а каждый день по завершении трудовой смены он сдаёт деньги из кассы бухгалтеру, и тот её подписывает. Бывает, что ИП не нанимал ни первого, ни второго, тогда для осуществления денежных операций назначается работник, которого необходимо проинструктировать относительно его ответственности и прав.

Кассовая книга ведётся строго по правилам, а описки в ней разрешается исправлять лишь путём перечёркивания неверных сведений. Корректирующие средства использовать нельзя, зачёркивания и поправки должны быть проверены кассиром под роспись, который также пишет заявление о допущении ошибки, и бухгалтера.

На одни трудовые будни рассчитан один лист регистра, по завершении смены сведения подытоживаются, а остатки изымаются. Записи находят подтверждение в отчёте кассира.

На титульном листе указываются:

• Ф. И. О. владельца фирмы,
• срок, на протяжении которого предполагается вести журнал,
• ОКПО.

Лист журнала поделён на 2 части:

1. Страница с информацией об имевших место фискальных операциях.
2. Отчёт кассира об указанных операциях.

Лист должен быть разрезан по линии отрыва, первая его часть подшивается. К отчёту кассир прилагает первичный документ.

На каждой странице проставляет день, месяц, год заполнения и её номер. Незаполненные строки страниц помечаются буквой «Z». Внизу страницы должны прописываться данные о кассире и бухгалтере, чьи подписи стоят под записями.

Таблица: заполнение граф страницы кассовой книги

Ведение кассовой книги в электронном виде

Закон не запрещает заполнять кассовую книгу в электронном формате, если:

1. Сведения из электронного журнала в последствии переносятся на бумажные носители.
2. Данные кассовой книги заверяются посредством электронно-цифровой подписи (в таком случае бумажный вариант становится необязательным).

В первом случае действия по заполнению журнала не отличаются от обычного ведения кассовой книги, с той лишь оговоркой, что под конец рабочей смены кассир распечатывает лист и относит его на подпись бухгалтеру со всеми приходными/расходными ордерами, а по окончании календарного года распечатки прошиваются, скрепляются. Если ИП заводил печать, то ставится и оттиск печати.

Кассовую книгу при выполнении определённых условий разрешается вести в электронном формате

Второй случай подразумевает:

• защиту сведений путём установления пароля,
• защиту данных от потерь через копирование на резервный накопитель или сохранение на сервере,
• закрепление личной электронно-цифровой подписи за сотрудником, заполняющим кассовую книгу.

Никакие исправления в кассовой книге не разрешаются после того, как ответственное лицо поставит свою подпись.

Меры наказания ИП за отказ от подключения онлайн-кассы

В случае, если деятельность ИП не числится в списке освобождённых от обязательного применения онлайн-кассы, предприниматель обязан приобрести её и проводить фискальные расчёты через новую ККМ.

Штрафные санкции последуют при обнаружении следующих нарушений:

Для нарушителей предусмотрены различные меры наказаний:

• В случае отказа от подключения онлайн-кассы индивидуальный предприниматель будет оштрафован на сумму, составляющую до 50% выручки, не проведённой через новую ККМ, при этом минимальный размер денежного взыскания составит 10 000 рублей.

  Минимальный штраф для ИП за отказ от подключения онлайн-кассы составляет 10 000 рублей

• Если при проверке предприятия, в прошлом оштрафованного за неприменение онлайн-кассы, будет обнаружено, что новая ККМ по-прежнему не установлена, фирме могут запретить ведение коммерческой деятельности на протяжении 90 дней.

  При выявлении повторных нарушений, связанных с применением онлайн-кассы, предприятие могут закрыть на срок до 90 дней

• В случае обнаружения нарушений в отношении порядка регистрации или применения кассы, предприниматель получит предупреждение или выплатит штраф в размере 3000 рублей.

Видео: применение онлайн-касс - последние изменения в законодательстве

Онлайн-кассы стали обязательной частью осуществления коммерческой деятельности индивидуальными предпринимателями на упрощённом режиме налогообложения. Хотя установка современных ККМ и доставит некоторые неудобства в плане расходов, подключения интернета и регулярной проверки стабильности работы аппарата, в целом можно сказать, что покупка онлайн-ККМ станет выгодным приобретением для ИП, если только ранее не практиковалось сокрытие доходов в целях уклонения от уплаты налогов.

Кассовые операции - важнейшая составляющая торгового бизнеса (и, в целом, любого другого, который сопровождается осуществлением наличных расчетов). В чем заключается их предназначение? Каким образом проводятся кассовые операции в соответствии с требованиями законодательства - особенно, с учетом изменений в Законе № 54-ФЗ с 2017 года, который регулирует применение онлайн-касс?

Расскажем все о ведении кассовых операций.

Что к ним относится

К кассовым операциям по существу следует относить те, которые имеют отношение к обороту наличных денежных средств (либо безналичных, при которых используются различные электронные инструменты - прежде всего, банковские карты).

Как правило, как минимум один из участников таких операций - это физическое лицо. Оно может быть представлено:

1. Покупателем (заказчиком услуг) .

Денежные средства в этом случае могут:

• приниматься от покупателя (при расчете за товар или услугу);
• отдаваться покупателю (при возврате товара или компенсации за некачественную услугу, при возврате предоплаты за товары или услуги).

1. Работником .

Денежные средства в данном случае могут:

• выдаваться работнику (в виде зарплаты, сумм под отчет - например, командировочных);
• приниматься от работника (например, в виде неизрасходованных командировочных).

1. Заемщиком или кредитором .

Очевидно, в зависимости от конкретной роли физлица, с которым ведутся в данном случае расчеты, денежные средства могут как выдаваться (заемщику - при оформлении займа, кредитору - при его возврате), так и приниматься (у заемщика - при возврате займа, у кредитора - при оформлении).

Таким образом, кассовые операции носят двойственный характер: они могут соответствовать как приему, так и выдаче денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта (индивидуального предпринимателя либо организации).

В предусмотренных законом случаях сторонами кассовых операций могут быть только юридические лица (либо юрлица и ИП). Чуть позже мы изучим специфику таких операций подробнее. Пока же условимся рассматривать общераспространенные сценарии, при которых, как минимум, один участник расчетов - физлицо (не зарегистрированное как ИП).

Операции, соответствующие расчетам хозяйствующего субъекта с указанными выше категориями физических лиц (и не только - перечень возможных участников таких правоотношений может быть намного шире), проводятся в юрисдикции особых норм законодательства. Изучим основные источники права, в которых данные нормы закреплены.

Узнайте подробнее, что относится к кассовым операциям.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций

Кассовые операции проводятся российскими предприятиями в соответствии с такими нормативными актами как:

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У .

• то, какие именно процедуры должны проводиться в рамках кассовых операций;
• лимиты по остаткам наличных денежных средств, которые предприятию нужно соблюдать в установленных законом случаях;
• порядок применения различных кассовых документов;
• основные правила обеспечения сохранности денежных средств на предприятии.

И это, конечно, не исчерпывающий перечень категорий норм, установленных Указанием № 3210-У. Данный нормативный акт - достаточно объемный и сложный по структуре источник права, и его применение может характеризоваться большим количеством нюансов, подробно раскрывающихся в ходе правоприменительной практики.

Видео - работа с наличными деньгами в 2017 году (с учетом поправок - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У):

1. Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У .

Данный источник права регламентирует конкретно то, каким образом должны осуществляться расчеты с применением наличных денежных средств. Его положения обязаны знать, прежде всего, хозяйствующие субъекты, которые занимаются розничной торговлей и оказанием услуг физлицам, в ходе которых практически всегда проводятся наличные расчеты.

1. Законом № 53-ФЗ, принятым 22.05.2003 года .

Данный закон и предыдущий источник права, Указание № 3073-У, следует рассматривать как нормативные акты, регулирующие общую сферу правоотношений - наличные расчеты. Однако, Закон № 54-ФЗ регламентирует отдельный важнейший аспект таких расчетов - применение контрольно-кассовой техники (либо документов, заменяющих те, что формируются посредством ККТ).

Следует отметить, что до 01.07.2018 года Закон № 54-ФЗ фактически применяется одновременно в 2-х редакциях - текущей (от 03.07.2016 года) и, частично, той, что была принята 08.03.2015 года. Некоторые торговые предприятия имеют право выбирать, какую из редакций применять при расчетах с покупателями.

Частичное применение старой версии Закона № 54-ФЗ обусловлено тем, что законодателем признано утратившим силу большинство норм данного нормативно-правового акта - но за исключением тех, которые позволяют ряду бизнесов законно не использовать контрольно-кассовую технику (далее в статье мы изучим то, какие это бизнесы, подробнее).

Указанные источники права (и иные, которые могут в различных ситуациях корреспондировать с ними) регламентируют разные сферы правоотношений. Если рассматривать практические нюансы, которые характеризуют данные правоотношения, то можно изучить, прежде всего, основные принципы организации работы кассы на предприятии.

Расскажем, какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций. Получите консультацию специалистов!

Оставьте свой номер, и мы Вам перезвоним!

Как работает касса на предприятии

Касса - это структурная единица предприятия, которая имеет необходимые технические ресурсы для:

• приема платежей и выдачи денежных средств в соответствии с требованиями законодательства;
• формирования документов в соответствии с требованиями законодательства;
• обеспечения сохранности денежных средств и документов, формируемых в ходе кассовых операций;
• выполнения сотрудником, ответственным за проведение операций с денежными средствами, трудовых функций в соответствии с договором и инструкциями.

Таким образом, организация работы кассы предполагает закрепление за ответственным сотрудником определенных полномочий по ведению кассовых операций, а также возложение на него определенных обязательств - в частности, тех, что связаны с материальной ответственностью работника.

Работа кассы может регламентироваться как на законодательном уровне, так и на уровне локальных нормативных актов фирмы (причем, их положения не должны противоречить нормам законодательства). Содержащиеся в них предписания направлены:

• на упорядочение приема и обеспечение целевого расходования денежных средств, которыми распоряжаются сотрудники на кассе;
• на осуществление различных отчетных процедур, которые позволяют заинтересованным лицам (владельцам бизнеса, проверяющим структурам) проследить качество выполнения ответственными работниками предписаний законодательства и локальных нормативных актов.

Если говорить о распространенных разновидностях локальных норм, которые регулируют порядок кассовых операций на предприятии, то среди них можно выделить:

1. Нормы, регламентирующие выдачу денежных средств под отчет (как мы отметили выше, это может быть связано с поездкой кого-либо из сотрудников фирмы в командировку).

Такие нормы могут устанавливать, в частности:

• перечни документов, на основании которых суммы выдаются под отчет (например, это может быть направление в командировку от руководства);
• порядок возврата сотрудником, приехавшим из командировки, выданных денежных средств, сдачи отчетности по ним работодателю.

1. Нормы, определяющие порядок перемещения денежных средств из кассы на счет в кредитно-финансовую организацию.

Здесь могут устанавливаться, к примеру:

• лимиты по остатку денежных средств в кассе, порядок направления денежных средств сверх лимита в обслуживающую кредитно-финансовую организацию;
• регламенты оприходования выручки предприятия;
• порядок передачи денежных средств в обслуживающий банк.

1. Нормы, регламентирующие применение контрольно-кассовой техники.

Связаны они могут быть:

• с порядком эксплуатации ККТ;
• с порядком выполнения предписаний законодательства о применении ККТ (прежде всего, Закона № 54-ФЗ);
• с порядком взаимодействия налогоплательщика и регулирующих органов (например, при проверке ККТ).

1. Нормы, регламентирующие документирование кассовых операций.

В предусмотренных законом случаях сведения о таких операциях могут отражаться в унифицированных бумажных и электронных формах либо на бланках, разработанных торговой организацией самостоятельно. Для предприятия важно корректно регламентировать применение таких документов ответственными работниками.

Отдельные положения локальных норм могут регламентировать, к примеру, кассовые операции с иностранной валютой (например, при оформлении работников предприятия в заграничную командировку).

Как мы отметили выше, локальные нормы, включая те, что регламентируют указанные процедуры, не должны противоречить тем, что прописаны в законодательстве.

Кассовые операции в таких сферах как торговля и услуги - самом массовом сегменте их осуществления, практически всегда связаны с приемом от покупателей (клиентов) наличных денежных средств (либо с проведением платежей через банковские карты и альтернативные им инструменты). При их проведении торговое предприятие в силу предписаний законодательства может быть обязано применять контрольно-кассовую технику.

Для чего нужна ККТ

Назначение контрольно-кассовой техники - в фискализации кассовых операций. Сведения об обороте наличных денежных средств в установленных защищенных форматах фиксируются в запоминающих устройствах ККТ. Данные сведения впоследствии могут быть использованы широким кругом заинтересованных лиц.

Прежде всего - налоговыми органами. Получая сведения о кассовых операций с ККТ налогоплательщиков, ФНС отслеживает выручку магазина и в предусмотренных законом случаях сопоставляет ее с предоставленной налоговой отчетностью.

Данные о фактической выручке магазина также могут иметь значение с точки зрения установления для хозяйствующего субъекта возможности использовать определенную систему налогообложения. Например, для пользования УСН выручка не должна превышать 150 млн. рублей. Если она будет выше, то фирма обязана будет перейти на общую систему налогообложения - и ФНС, получая фискальные данные о доходах хозяйствующего субъекта, будет иметь возможность выявить то, легально ли применение спецрежима налогоплательщиком.

Мониторинг выручки магазина будет интересен и его собственникам. ККТ - инструмент, позволяющий при корректном его применении исключительно точно устанавливать величину оборотов торгового предприятия, сопоставлять их величину в динамике, соотносить с различными факторами и, как следствие, использовать при планировании бизнеса.

К иным лицам, заинтересованным в ознакомлении с динамикой выручки магазина в соответствии с показаниями ККТ, можно отнести:

• лиц, представляющих органы управления предприятием;
• аудиторов;
• партнеров организации;
• инвесторов;
• кредиторов.

Технологии, посредством которых кассовый аппарат документирует и, что самое главное, передает заинтересованным лицам, платежные данные, активно развиваются. С 1 июля 2017 года российские предприниматели начинают переходить на инновационный тип контрольно-кассовой техники - онлайн-кассы. Данные устройства способны, в частности:

• передавать задокументированные данные о платежах в ФНС через интернет (при посредничестве Операторов фискальных данных);
• отправлять кассовые чеки в электронном виде клиентам магазинов в режиме онлайн (также через ОФД).

ККТ старого образца таким функционалом не обладала. Специалисты ФНС для проведения фискализации выручки торговых предприятий посещали данные хозяйствующие субъекты и считывали сведения о выручке непосредственно с кассового аппарата.

Кассовый чек - один из ключевых документов при проведении фискализации. Изучим специфику его применения (и его альтернатив, которые предусмотрены законодательством, обновленным в части регулирования использования ККТ) подробнее.

Что представляет собой кассовый чек (и альтернативные ему документы)

Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций - Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.

Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права - это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.

В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:

• работающих по ЕНВД и ПСН;
• оказывающих услуги гражданам;
• указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.

При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги - в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.

Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.

Таким образом, товарный чек и БСО по старой версии Закона № 54-ФЗ заменяют кассовый чек. При этом, формируются они без применения кассового аппарата с ЭКЛЗ либо онлайн-кассы. Вместо ККТ может быть задействован специальный чековый принтер. Другой вариант - оформление БСО либо товарного чека вручную в соответствии с требованиями законодательства (так, например, бланки БСО, подлежащие заполнению вручную, должны быть напечатаны в профессиональной типографии).

После 1 июля 2018 года старая редакция Закона № 54-ФЗ полностью утратит силу, и все бизнесы должны будут работать по новой редакции данного нормативного акта. В нем, в свою очередь, четко дано определение кассового чека. Он рассматривается как первичный документ, сформированный в электронном или печатном виде с помощью ККТ с фискальным накопителем - то есть, онлайн-кассой. Положениями п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ установлен перечень реквизитов, которые должен содержать чек .

Альтернативой кассовому чеку по новой версии Закона № 54-ФЗ может быть только БСО, выдаваемый фирмами, оказывающими услуги. Однако, он по сути представляет собой лишь модификацию кассового чека, поскольку:

• создается, как и кассовый чек, с помощью онлайн-кассы;
• должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек.

Различаются чек и БСО по новой версии Закона № 54-ФЗ, по сути, лишь названием и сферой применения. При этом, фирма, оказывающая услуги, вправе выдать вместо БСО и кассовый чек (но та, что продает товары, обязана выдать именно чек).

По новой редакции Закона № 54-ФЗ кассовый чек или БСО по требованию клиента направляются на его e-mail или на телефон в виде SMS в электронной форме (данная опция, как мы уже знаем, входит в функционал онлайн-касс). Также возможно размещение на распечатанном чеке QR-кода со ссылкой на его электронную версию.

При необходимости на онлайн-кассе формируются:

• чеки коррекции (если нужно исправить ошибку в исходном чеке либо пробить сумму, которую не удалось отразить в памяти ККТ непосредственно при расчете с покупателем);
• чеки возврата (если покупатель возвращает товар и получает обратно уплаченные денежные средства).

Отметим, что для формирования чека коррекции нужен оправдательный документ. Например - служебная записка о том, каковы были причины совершения кассиром ошибки при пробитии изначального чека (либо невозможности пробить исходный чек). Причины здесь могут быть разные. Например - отключение электричества в момент расчетов и, как следствие, невозможность задействовать ККТ.

ФНС, получив от магазина платежные данные, отражающие тот факт, что налогоплательщик оформил чек коррекции, вправе запросить у него соответствующие оправдательные документы. Если они предоставлены не будут, то на магазин могут быть наложены штрафы.

В случае возникновения ситуации, при которой торговой точке приходится формировать чек коррекции, желательно незамедлительно информировать об этом ФНС - особенно, если речь идет о пробитии крупной суммы (чем она выше, тем более высоким будет штраф в случае признания за магазином совершения правонарушения). Кроме того, следует запросить у инспекторов рекомендации касательно того, в какой момент времени следует сформировать кассовый чек - в день, когда была совершена ошибка (либо не удалось задействовать ККТ), либо позже (но в любом случае это нужно сделать в рамках рабочего дня, при открытой кассовой смене).

Кассовый чек, товарный чек, БСО по старой либо новой версии Закона № 54-ФЗ - не единственные документы, которые могут формироваться при кассовых операциях. Изучим специфику применения остальных, не менее важных документов с точки зрения ведения торговым предприятиям эффективного учета кассовых операций и выполнения предписаний законодательства.

Прочие первичные документы при проведении кассовых операций

Опять же, в зависимости от применяемой версии Закона № 54-ФЗ, торговое предприятие может быть обязано применять разные документы, дополняющие рассмотренные нами выше (либо заменяющие их в случаях, предусмотренных законодательством).

В случае, если фирма предпочла работать в юрисдикции старой версии Закона № 54-ФЗ, то она сможет использовать его положения, регламентирующие применение документов, которые выдаются покупателям вместо кассовых чеков (то есть, товарные чеки и БСО).

Выдача таких документов покупателям сопровождается ведением книг учета чеков и бланков. Их может запросить ФНС при проверке. Налогоплательщик вправе задействовать собственные формы данных книг учета либо вести учет по унифицированным бланкам. Например, для отражения сведений о выданных БСО может задействоваться унифицированная форма 0504045, которая введена в оборот Приказом Минфина России № 52-н, изданным 30.03.2015 года.

При ведении работы с кассой (причем, как при расчетах в юрисдикции новой редакции Закона № 54-ФЗ, так и при пользовании исключениями, которые установлены данным законом в старой редакции) хозяйствующий субъект обязан применять такие документы как:

• кассовая книга;
• приходные и расходные кассовые ордера.

Их использование, таким образом, прямо не связано с применением (либо неприменением) ККТ либо со способом расчетов (наличными или по карте). Но, безусловно, факт задействования онлайн-кассы может повлиять на то, каким конкретно образом ведутся указанные документы.

Изучим специфику основных кассовых документов - ПКО, РКО и кассовой книги, подробнее.

Кассовые книги и ордера: специфика применения

Использование кассовых книг, ПКО и РКО следует рассматривать в контексте 2 разных групп правоотношений:

Осуществляемых ИП

Предприниматели вправе не применять указанные документы. Но, тем не менее, обязанность по учету выручки законодатель с ИП не снимает. На практике они могут отражать сведения о своей выручке в Книге учета доходов и расходов. ФНС при проверке ИП вправе запросить данный документ и изучить его.

Осуществляемых юрлицами

В свою очередь, организации не обойтись без применения отмеченных выше документов. Законодательство обязывает их задействовать в кассовых расчетах:

1. Приходные кассовые ордера .

Оформлять ПКО необходимо при приеме наличных средств в кассу. На практике применение ПКО торговой организацией осуществляется после сдачи выручки кассиром в конце рабочего дня. Ордер в этом случае формируется на общую сумму денежных средств, поступивших в кассу.

При необходимости ПКО дополняются документами, удостоверяющими размер вносимой в кассу суммы. Приходный кассовый ордер имеет отрывную часть, которая должна передаваться человеку, который внес денежные средства в кассу предприятия.

1. Расходные кассовые ордера .

В свою очередь, РКО оформляются при выдаче денежных средств через кассу. Например - подотчетному сотруднику, которого начальство просит за счет магазина приобрести те или иные вещи.

Аналогично, РКО может дополняться документами, удостоверяющими величину выданной из кассы суммы денежных средств. В РКО должны быть указаны сведения о документе, удостоверяющего личность получателя денежных средств. В предусмотренных законом случаях денежные средства могут выдаваться по доверенности. В этом случае РКО дополняется, в зависимости от разновидности доверенности, ее оригиналом или копией.

1. Кассовые книги .

В них отражаются сведения по оформленным ПКО и РКО за каждый день ведения расчетов. Соответственно, если расчеты не велись, то кассовая книга не заполняется.

Видео - касса и кассовая книга:

Рассматриваемые документы кассового учета могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде (многие современные программы учета предусматривают такие функции). Бумажные версии расходных и приходных ордеров, а также Книги учета составляются с использованием унифицированных форм, которые введены в оборот Постановлением Госкомстата России № 88, принятым 18.08.1998 года.

Право заполнять РКО и ПКО имеют:

• главный бухгалтер организации, его подчиненные;
• директор организации, если в штат фирмы не нанят главный бухгалтер, либо если полномочия на заполнение РКО и ПКО не переданы другим ответственным сотрудникам.

Передача полномочий по заполнению кассовых документов, как правило, осуществляется посредством включения процедуры исполнения данных полномочий в должностные обязанности работника фирмы. Которые, в свою очередь, отражаются в трудовом договоре либо должностной инструкции работника - документах, подписываемых человеком при трудоустройстве.

На практике в кассовых ордерах и книге учета отражаются ссылки к счетам бухгалтерского учета, на которых фиксируются различные хозяйственные операции. Результаты таких операций отражаются в бухгалтерской отчетности. Таким образом, это означает, что кассовый учет в организациях дополняется необходимостью применения регистров бухгалтерского учета.

Видео - как вести кассовую книгу:

Настроим чек и кассу. Обучим работать за 1 день.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие кассовые документы с 01.07.2017 отменены

Ранее, до повсеместного внедрения онлайн-касс, торговые предприятия при расчетах по ККТ были обязаны использовать ряд других документов, дополняющих те, что рассмотрены нами выше. А именно:

• акт о переводе показаний счетчиков ККМ (форма КМ-1);
• акт о снятии показаний счетчиков ККМ при сдаче аппарата в ремонт и его возвращении пользователю (КМ-2);
• акт о возврате денежных средств покупателю (КМ-3);
• журнал для кассира-операциониста (КМ-4);
• журнал регистрации ККМ, которые работают без кассира-операциониста (КМ-5);
• справка-отчет (КМ-6);
• сведения о счетчиках ККМ и величине выручки (КМ-7);
• журнал обращений к техническим специалистам (КМ-8);
• акт проверки находящихся в наличных денежных средств (КМ-9).

Благодаря возможностям онлайн-касс, документы, аналогичные по назначению указанным выше, передаются в ФНС автоматически, в электронном виде. И это не единственное новшество в части документирования кассовых операций. Новое законодательство предписывает вести его по совершенно иным принципам, чем при осуществлении кассовых операций в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ.

Как ведется документирование кассовых операций по новому Закону № 54-ФЗ

В соответствии с обновленными правилами документирования кассовых операций пользователям онлайн-касс можно:

1. Оформлять ПКО :

• используя фискальные записи, которые сохранены в памяти онлайн-кассы (при этом, если это будет необходимо, возможна распечатка данных записей в бумажном варианте с применением установленных форматов);
• дополняя ордер квитанцией, которая сформирована в электронном виде (при этом, она может быть при необходимости направлена человеку, который внес в кассу денежные средства, на электронную почту).

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих основных видов документов:

• отчетов (о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах);
• кассовых чеков либо БСО, а также аналогичных документов для коррекции фискальных записей;
• подтверждений ОФД.

Все указанные документы хранятся в памяти фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-касс. Те виды документов, что относятся к отчетам, должны храниться в памяти накопителя в течение 5 лет по завершении срока его эксплуатации.

То, какие именно форматы фискальных записей должны применяться на онлайн-кассах, утверждают регулирующие ведомства - прежде всего, ФНС РФ. Правила использования таких записей и требования к их хранению могут меняться - также в соответствии с нормативными актами государственных ведомств.

Текущие форматы фискальных записей и реквизиты документов, формируемых при использовании онлайн-касс, введены Приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.

1. Оформлять РКО на электронном бланке . Кроме того, расходный кассовый ордер может быть подписан с помощью ЭЦП получателя денежных средств.

Безусловно, организациям, применяющим онлайн-кассы, не запрещено применять кассовые ордера и в бумажном варианте. Однако, применение электронных версий РКО и ПКО может быть существенно удобнее. Благодаря автоматизации их заполнения (как мы отметили выше, оно может осуществляться с применением современных программ учета) торговому предприятию можно значительно повысить оперативность бизнес-процессов.

Важнейшая процедура, характеризующая документирование кассовых операций торговыми предприятиями, которые используют онлайн-кассы - формирование отчета о закрытии смены.

Отметим, что его применение никак не связано с ведением кассовой книги, выдачей ПКО и РКО - данный отчет отражает факт использования торговым предприятием контрольно-кассовой техники. Но в этом случае данный отчет становится одним из ключевых инструментов документирования кассовых операций.

Ранее, когда торговые предприятия применяли обычные кассы, по завершении смены кассиры формировали Z-отчет. На основании сведений, которые отражались в нем, заполнялся журнал по форме КМ-4 и справка по форме КМ-6.

Торговые предприятия, которые используют онлайн-кассы, как мы уже отметили выше, вправе не использовать в своей работе такие документы как КМ-4 и КМ-6 (вместо них онлайн-касса задействует другие форматы документирования кассовых операций в автоматическом режиме). Соответственно, Z-отчет по завершении смены на онлайн-кассе не формируется.

Вместе с тем, формируется его аналог, и притом, практически, одноименный - «Отчет о закрытии смены», в электронном виде (при этом, если нужно, у пользователя онлайн-кассы есть возможность распечатать его на бумаге). На его основе торговая фирма должна оформить ПКО (в бумажном или электронном варианте - в порядке, рассмотренном нами выше), и отразить сведения о приходном ордере в кассовой книге.

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены на онлайн-кассе автоматически формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Важный нюанс: в отчете о закрытии смены, сформированном на онлайн-кассе, могут отражаться данные по разным операциям:

1. Полной оплате товаров.

Можно отметить, что в этом случае в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1 .

1. Частичной оплате товаров.

Здесь применяется проводка ДТ 50, КТ 62-1 .

1. Предоплате.

Здесь используется проводка ДТ 50, КТ 62-2 .

Таким образом, на практике магазину может потребоваться создать 3 разных приходно-кассовых ордера (в каждом из которых будут указаны отдельные проводки).

Отметим, что аналогичные проводки фиксируются хозяйствующими субъектами в регистрах бухучета и в том случае, если фирмы не применяют ККТ.

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Если смену не закрыть вовремя, то фискальный накопитель не будет функционировать корректно (и если об этом узнает ФНС, то может применить к торговой фирме штрафные санкции).

Полезно будет также изучить ряд нюансов, характеризующих применение инструментов документирования кассовых операций при задействовании онлайн-кассы, при возврате товаров. Данная процедура - по сути, противоположна той, при которой магазин оформляет продажу товара. Поэтому, при ее документировании применяется другой инструмент - РКО.

Процедура возврата товаров покупателями, благодаря функционалу онлайн-касс, значительно более упрощена в сравнении с ее проведением при задействовании ККТ старого образца. В частности, у продавца нет необходимости заполнять акт по форме КМ-3. Кроме того, кассовый чек, отражающий операцию возврата, передается в ФНС через ОФД точно так же, как обычный чек - при отпуске товара.

Но, тем не менее, кассиру для документирования операции по возврату товара все же придется осуществить некоторые действия. А именно:

1. Пробить чек возврата.

1. Оформить РКО на сумму возврата.

1. Ознакомиться с разделом отчета о закрытии смены, в котором отражаются сведения о возвратах товаров (в этих целях в структуре отчета предусмотрены отдельные реквизиты).

1. В ПКО, который составляется по выручке, указать разницу между суммой выручки и суммой возврата.

Отметим, что при возврате товара на следующий день после его покупки и позже кассовый чек пробивать не нужно - следует лишь оформить РКО. При этом, денежные средства выдаются из кассы, а не из места для хранения наличности (как правило, это ящик ККТ). Исключение - возврат предоплаты за товар. Если она осуществляется, то чек возврата следует пробивать на онлайн-кассе в любом случае, а денежные средства выдавать покупателю из ящика ККТ.

Лимит остатка кассы

Ознакомившись со спецификой документирования кассовых операций, изучим еще один аспект ведения соответствующих операций - соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе предприятия.

Что он представляет собой, и для чего применяется?

Под лимитом кассы понимается предельный показатель объема денежных средств, которые размещаются в кассе торгового предприятия. Если он будет превышен, то сверхлимитный объем денежных средств подлежит передаче в обслуживающую кредитно-финансовую организацию. Исключение - если появление сверхлимитного объема наличности обусловлено необходимостью выплаты торговым предприятием зарплаты своим сотрудникам, либо исполнением перед ними тех или иных социальных обязательств.

1. Исходя из объемов входящих поступлений .

В этих целях применяется формула:

ЛК = ОП / РП * ИС ,

ЛК - лимит кассы;

ОП - объем поступлений наличности в кассу;

РП - расчетный период, за который считается лимит кассы (он не должен превышать 92 рабочих дней);

ИС - интервал между днями, в которые происходит инкассация (сдача магазином наличных денежных средств в банк).

При этом, показатель ИС не должен быть больше 7 дней, если в населенном пункте, в котором расположено торговое предприятие, есть банки, и не больше 14 дней, если в населенном пункте нет кредитно-финансовых организаций.

1. Исходя из объемов исходящих поступлений .

В этом случае применяется другая формула:

ЛК = ОВ / РП * ИС ,

ЛК, РП, ИС - знакомые нам параметры;

ОВ - сумма выплат из кассы.

При этом, из показателя ОВ вычитаются суммы денежных средств в счет выплаты магазином зарплаты своим работникам, а также исполнения перед ними социальных обязательств.

То, каким образом должен соблюдаться лимит кассы, закрепляется в положениях локальных нормативных актов торговой фирмы. Отметим, что в случае нарушений исполнения норм данного приказа в отношении хозяйствующего субъекта ФНС может применить штрафные санкции.

Лимит кассы вправе не устанавливать и не соблюдать индивидуальные предприниматели, а также юридические лица, которые попадают под критерии малого предприятия. При этом, директор организации, решившей не использовать лимит кассы, должен издать приказ об этом.

Отдельными особенностями характеризуются расчеты через кассу между юридическими лицами - несмотря на то, что в общем случае организации предпочитают расплачиваться друг с другом в безналичном формате. Изучим данные особенности подробнее.

Расчеты между юридическими лицами

В начале статьи мы условились, что будем рассматривать кассовые расчеты в контексте правоотношений, одна из сторон которых - физическое лицо (покупатель, клиент фирмы), но оговорились, что, в принципе, возможны сценарии, при которых оба участника таких правоотношений - юрлица. Несмотря на то, что для организаций в большинстве случаев предпочтительнее рассчитываться по безналу, в ряде случаев им приходится использовать наличные расчеты.

Денежные средства, которые поступили в кассу организации, могут расходоваться в наличной форме только на те цели, что прямо предусмотрены законодательством. К таким целям относится, прежде всего, проведение расчетов по товарам и услугам с контрагентами (причем, как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).

В общем случае необходимость в наличных расчетах между юрлицами возникает, если у кого-либо из партнеров по тем или иным причинам отсутствует доступ к расчетному счету в банке (например, если он заблокирован из-за истечения срока действия электронной подписи). Либо - если расчеты нужно произвести очень оперативно (быстрее, чем за 3 банковских дня - обычный для расчетов между юрлицами срок, хотя, конечно, многие современные банки проводят такие расчеты едва ли не в течение нескольких секунд).

Основной нормативный акт, в соответствии с которым проводятся расчеты наличными между юридическими лицами - Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. В пункте 6 данного нормативного акта сказано, что максимальная сумма наличных расчетов по договору между юридическими лицами не должна превышать 100 тыс. рублей. Либо - аналогичную сумму в иностранной валюте, если одна из сторон договора - зарубежная фирма.

Отметим, что при расчетах юридического лица с физическим лицом указанный лимит не действует - об этом говорит пункт 5 Указаний № 3073-У. Однако, если расчеты ведутся с индивидуальным предпринимателем, то лимит нужно будет соблюдать.

Наличные денежные средства могут передаваться не только между независимыми друг от друга юридическими лицами, но и между центральным офисом большой организации и ее филиалами. В этом случае лимит по сумме денежных средств также не применяется. Порядок, в соответствии с которым осуществляется перемещение денежных средств в таких случаях, устанавливается в положениях локальных нормативных актов юридического лица.

Перемещение денежных средств от одного хозяйствующего субъекта к другому (между головным офисом и обособленным подразделением компании) осуществляется с применением знакомых нам кассовых ордеров и кассовой книги.

Фискализация и документирование кассовых операций: особенности разграничения процедур

Очевидно, что законодательные нормы, регулирующие ведение кассовых операций, не всегда сформулированы достаточно системно. Во многих случаях для того, чтобы корректно интерпретировать ту или иную норму, необходимо изучить еще несколько. Данная особенность характеризует, прежде всего, такие процедуры как фискализация и документирование кассовых операций. В ряде аспектов они тесно связаны между собой, но по факту - независимы.

Попробуем рассмотреть то, как соотносятся (и в каких сферах разграничиваются) фискализация и документирование кассовых операций в таблице.

Ответственность за нарушение

Ведение кассовых операций - процедура, которая, как мы уже убедились, достаточно строго регламентируется законодательством. Нарушение соответствующих норм, прописанных в законе, может привести к строгим санкциям в отношении хозяйствующего субъекта. Полезно будет изучить то, какими могут быть последствия подобных нарушений.

Но прежде рассмотрим то, каким образом проверяющие органы - прежде всего, ФНС, могут быть ознакомлены с фактом нарушений кассовой дисциплины хозяйствующим субъектом.

Главный механизм такого ознакомления - проведение выездной проверки. Ее основные цели заключаются в выявлении должностными лицами торгового предприятия действий, которые позволяют говорить о нарушениях кассовой дисциплины либо прямо свидетельствуют об этом. К таким действиям можно отнести:

• несвоевременность составления учетных документов по выручке, некорректное применение таких документов;
• превышение различных лимитов - остатка денежных средств в кассе, расчетов между юридическими лицами;
• задействование неисправных либо не соответствующих требованиям законодательства кассовых аппаратов;
• неисполнение требований законодательства в части применения ККТ либо составления документов, альтернативных кассовым чекам (таких как товарные чеки, БСО);
• допущение расхождений в учетных документах;
• прямые нарушения законодательства в части организации учета кассовой выручки;
• нарушения при введении организацией локальных норм об организации работы кассы.

В ходе проверки деятельности хозяйствующего субъекта на предмет качества соблюдения кассовой дисциплины ФНС может запросить:

• документы, используемые организацией или ИП в целях учета кассовых операций;
• фискальные данные, сохраненные в памяти кассового аппарата;
• документы, имеющие отношение к пользованию контрольно-кассовой техникой (проведением ее обслуживания, ремонта);
• регистры бухгалтерского учета;
• локальные нормативные акты, регулирующие ведение кассовых операций (например, приказ об установлении лимита кассы либо о неиспользовании соответствующего лимита малым предприятием);
• различные отчеты по хозяйственной деятельности.

Касательно тех или иных документов по хозяйственной деятельности и фактов, которые ее характеризуют, инспекторы вправе запрашивать в свободной форме различные разъяснения от руководства и других представителей торгового предприятия.

К числу наиболее серьезных штрафных санкций, которые ФНС может применить к торговому предприятию, можно отнести те, что прописаны в положениях ст. 14.5 КоАП РФ для случаев нарушений налогоплательщиками порядка пользования онлайн-кассами.

Так, неприменение онлайн-касс нового образца магазином может привести к штрафу:

• выписываемому должностному лицу магазина - в размере 25-50% от выручки, которую получил магазин, но не пробил на кассе (при этом, минимальный штраф - 10 тыс. руб. вне зависимости от выручки);
• на магазин как на юрлицо - в размере 75-100% от выручки, не пробитой на кассе.

При повторном нарушении закона об использовании ККТ, а также в том случае, если сумма выручки, не пробитой на кассе, достигнет 1 млн. рублей, то в отношении хозяйствующего субъекта применяются существенно более строгие санкции в виде:

• дисквалификации (запрета осуществлять профессиональную деятельность) должностного лица на период 1-2 года;
• приостановления работы магазина на срок до 90 дней.

Менее строги санкции за пользование неисправной онлайн-кассы, но, тем не менее, их нельзя игнорировать. Речь идет о штрафах:

• на должностных лиц - в размере 1500 - 3000 рублей;
• на торговую организацию как на юрлицо - в размере 5000 - 10 000 рублей.

Отдельные штрафные санкции установлены за невыдачу покупателю продавцом электронного кассового чека. В таких случаях должностное лицо магазина может быть оштрафовано на 2 тыс. руб., а магазин как юридическое лицо - на 10 тыс. руб.

В числу прочих возможных санкций ФНС при нарушениях в области кассовой дисциплины можно отнести:

1. Применение штрафов за нарушение фирмой правил бухгалтерского учета (как мы уже знаем, отражение в них записей о кассовых операцией - важнейшая составляющая соблюдения норм законодательства о документировании таких операций).

В случае обнаружения нарушений в данном направлении учета ФНС на основании положений ст. 15.11 КоАП РФ может:

• оштрафовать должностное лицо торгового предприятия на 5-10 тыс. рублей;
• при повторном нарушении - оштрафовать должностное лицо на 10-20 тыс. рублей либо дисквалифицировать его на срок до 2 лет.

При этом, нарушение должно быть квалифицировано как грубое. К числу таких нарушений относятся:

• искажение данных в регистрах учета, которое приводит к занижению налогов на 10% и более относительно тех, что могли бы быть исчислены при корректных записях в регистрах;
• намеренное искажение на 10% и более любых показателей в бухгалтерской отчетности;
• отражение в регистрах учета факта хозяйственной деятельности, не существующего на самом деле (мнимого, притворного);
• формирование отчетности не на основе регистров учета;
• использование счетов не на основе регистров учета;
• отсутствие первичных документов;
• неприменение торговой организацией регистров учета.

1. Доначисление налогов (с последующей обязанностью торговой организации уплатить не только их, но и начисленные в предусмотренных законом случаях штрафы, пени).

Поводом для доначисления налогов может быть, к примеру, регулярная выдача сотрудникам под отчет крупных сумм по расходным ордерам - такие выплаты могут быть приравнены к заработной плате, и на них ФНС может начислить НДФЛ.

В интересах торговой организации - установить локальные правила, по которым в фирме ответственность за соблюдение кассовой дисциплины будет возложена на определенных лиц. Например, это может быть главный бухгалтер либо сотрудники, находящиеся в его непосредственном подчинении. Но следует иметь в виду, что при серьезных нарушениях норм законодательства о кассовом учете ответственность, в первую очередь, несет директор организации или же индивидуальный предприниматель, владеющий торговым бизнесом.