Информационное обеспечение организационно-управленческой деятельности

Сегодня в сферу поддержки принятия решений относятся информационные и компьютерные технологии. их применение позволяет повышать оперативность, обоснованность и эффективность (в широком смысле) управленческих решений. Применение компьютеров для управления способствует стабильному развитию в меняющейся обстановке и получению конкурентного преимущества на рынке. Однако практическое применение компьютеров в сфере управления связано с рядом как объективных, так и субъективных трудностей.

Объективные трудности обусловлены преимущественно технологическими факторами: недостаточная интеграция аппаратно-программных комплексов различных производителей; несогласованность интерфейсов и форматов данных; сложности создания и эксплуатации информационных систем и т.д. К объективным факторам можно отнести также ограничения, связанные с финансовыми возможностями при внедрении информационных и компьютерных технологий в управленческий процесс. Субъективные трудности обусловлены проблемами взаимодействия управленческого персонала с компьютерными системами.

Любая организация - это динамическая структура, состояние которой определяется как внешними взаимодействиями с окружающей средой, так и внутренними взаимодействиями между ее элементами. Результатами этих взаимодействий являются различного рода изменения. Изменения могут быть как отрицательными, приводящие к деградации, так и положительными, способствующих развитию организации. В любом случае этими изменениями нужно управлять, компенсируя негатив и препятствуя деградации, а также усиливая позитив и обеспечивая целенаправленное развитие. Таким образом, управление организацией будем рассматривать как вынужденный акт, обуславливается процессами взаимодействия с внешней средой и внутренними взаимодействиями между структурными элементами самой организации.

В терминах теории управления процесс управления организацией предусматривает реализацию ряда функций: получение информации о состоянии организации и внешней среды; сравнение с заданным или желательным состоянием; принятие решения об изменении состояния организации или достижения новой цели; выработки управленческого решения; отработки управляющих воздействий в соответствии с выбранным решения.

Эти функции реализуются системой управления.

Цели организации формируются руководством. Для их достижения производятся и утверждаются управленческие решения, которые воплощаются в управленческие действия. В выработке управленческих решений участвует система поддержки принятия управленческих решений.

Цели, критерии их достижения и ограничения формируются системой принятия решений. Информация о контролируемых параметрах организации и внешней среды предоставляется системой сбора, обработки, хранения, передачи и представления информации. Специалисты, отвечающие за поддержку принятия управленческих решений, осуществляют генерацию возможных вариантов управленческих решений, их оптимизацию, оформление и представление для окончательного выбора и утверждения лицами, принимающими решения. Принятые управленческие решения материализуются в виде управленческих действий, которые передаются исполнительным органам и структурам, задействованным в бизнес-процессе.

С точки зрения управления организацией можно считать, что материальные взаимодействия с внешней средой происходят на уровне бизнес-процессов, а информационные взаимодействия - на уровне управления. Необходимые информационные взаимодействия бизнес-процессов с внешней средой (запросы на закупку, сообщение о поставках и т.д.) осуществляются через уровень управления. Отдельно следует выделять финансовую составляющую взаимодействия предприятий с внешней средой. Информационный характер финансовых взаимоотношений предприятий, например банков, с внешней средой наиболее наглядно проявляется в системе электронных платежей.

Внутренние информационные потоки представляют собой направленные сверху вниз руководящие решения, поступают в исполнительные органы или структур, задействованных в бизнес-процессе, а также информацию обратной связи, идет снизу вверх, о ходе бизнес-процессов организации и реакцию на руководящие действия. Будем считать, что все внутренние взаимодействия между уровнем управления и бизнес - процессом можно адекватно представить в форме информационных взаимодействий.

Вышеприведенные допущения о взаимодействии на уровне управления с помощью информационных обменов (трансакций) соответствуют подходам, принятым в теории, и вполне согласуются с практикой построения и функционирования систем управления организациями. Таким образом, параметры, характеристики и, конечно же, содержание внешних и внутренних информационных взаимодействий являются определяющими при рассмотрении процессов управления.

Системы групповой обработки данных можно разделить на два класса:

Системы поддержки групповых решений (в литературе они обычно обозначаются аббревиатурой GDSS - Group Decision Support Systems)

Системы поддержки коллективной работы (в литературе они обозначаются GSCW - Computer based Systems for Cooperative Work).

Как следует из названия систем первого типа, они предназначаются для выполнения работ класса принятия согласованных решений, планирования любой деятельности или решения сложных задач. Системы второго типа отвечают за организацию качественной связи и удобного и быстрого предоставления информации. Однако в процессе развития начали создаваться системы, объединяющие возможности обоих типов; они получили название "системы электронных коммуникаций» (в литературе они обозначаются аббревиатурой EMS - Electronic Meeting Systems).

Главные этапы процесса поддержки принятия управленческого решения базируются на получении адекватного описания ситуации. При этом решаются следующие задачи: сбор и постоянное обновление информации о параметрах внешней среды и состояние организации; хранения полученной информации, обеспечивающей возможность анализа предыстории; передача информации, получаемой или сохраняется, для анализа и обработки; представление информации, получаемой или сохраняется в виде, удобном для обработки.

На этом этапе задача руководителя сводится к контролю полноты, актуальности и адекватности собираемой.

Большинство существующих в настоящее время систем сбора, хранения, передачи и представления информации базируется на двух технологиях - телекоммуникации и базы данных.

Мы рассматриваем процессы выработки управленческих решений как вынуждены акты, обусловленные различного рода внешними, внутренними изменениями или их комбинациями. Основной задачей является определение необходимости управленческого вмешательства на основе анализа ситуации и прогноза возможных последствий ее развития. Здесь существует несколько алгоритмов: может отслеживаться отклонения от заданного или желаемого состояния. В этом случае происходит управление по отклонению - реактивное управление; могут отслеживаться параметры воздействий и на основе прогнозирования определяться возможные последствия этих воздействий. В этом случае происходит управление по возмущениями - активное управление; могут отслеживаться факты наступления каких-либо событий или условий или реализовываться заранее определена программа или план. В этом случае происходит так называемое программное (плановое) управления.

На практике, как правило, распространены комбинированные схемы управления, когда плановое управление, которое реализует долгосрочную стратегию или какую-нибудь программу действий, сочетается с управлениями по отклонению и по возмущению, которые адаптируют программу реализации стратегии до возможных непредвиденных и несущественных внешних или внутренних изменений.

Сравнивая управления по отклонению с управлением по возмущению, следует помнить, что первое оказывается более простым на стадии идентификации ситуации (есть отклонения - нужен руководящий влияние), в то время как второе управления по возмущению - требует дополнительных затрат, обусловленных необходимостью создания и актуализации моделей, отражающих динамику развития ситуации.

Однако в дальнейшем, на этапе реализации руководящих действий, система управления по возмущению может оказаться более эффективной, поскольку руководящие влияния иметь превентивный, упреждающий характер и потребуют меньших затрат, чем в том случае, когда отклонение уже произошло и нужно его компенсировать.

Существенную помощь в процессе выработки решений руководителям предоставляют системы поддержки принятия управленческих решений. В зависимости от степени сложности организации и процессов, в ней происходящих уровня управленческой культуры, места руководителя в управленческой иерархии, наличия и характера управленческих полномочий, а также экономической целесообразности системы поддержки имеют разный уровень сложности. Это могут быть большие группы специалистов, оснащены современными компьютерными и телекоммуникационными системами.

Однако, независимо от уровня сложности систем поддержки, прерогатива принятия конкретного управленческого решения и ответственность за его последствия остается за руководителем - лицом, принимающим решения. В связи с этим очевидно, что для принятия качественных решений руководитель не должен быть простым наблюдателем, слепо доверяет чужому мнению и ждет от какого-либо коллективного органа или от компьютера готового решения. Руководитель должен хорошо знать элементы системы поддержки принятия решений, понимать методы и приемы, которые используются, а также активно влиять на все основные этапы формирования решения, согласовывая формальные методики со своим опытом и восприятием конкретной ситуации.

Элементы процедуры управления разделены на две фазы: фазу анализа и фазу синтеза. Линии связи между элементами отражают последовательность их реализации в процессе поддержки принятия управленческого решения.

Средством групповой работы является групповая обработка данных (рассчитан на многих пользователей интерфейс), реализованный в вычислительной сети. Основное назначение групповой обработки данных - преодоление трудностей, связанных с последовательной технологии обработки информации, и переход к параллельным процессов, позволяет всем участникам группы специалистов работать у равных условиях, постоянно иметь в своем распоряжении всю существующую информацию, видеть все изменения, происходящие редактировать данные, вносить предложения по принятию решений, коллективно формулировать новые идеи.

Можно выделить оперативную аналитическую обработку, предусматривающий возможность построения произвольных выборок и любых способов агрегирования исходных данных. Эта технология рассматривается сейчас как основной стратегическое направление развития информационных систем.

Если в результате идентификации ситуации определяется, что требуется вмешательство - управляющая действие, то активизируется блок, отвечающий за синтез целей управления, - блок целеустремленности. Если такое вмешательство не требуется, то необходимо продолжать сбор и обработку информации.

Основным условием целеустремленности является определение целей, которые необходимо достичь в процессе управления. Непосредственное участие в процессе формирования этих целей должен принимать руководитель. Правильно определена и доступно сформулирована цель - это необходимое условие формирования управленческого решения и дальнейшего достижения необходимого эффекта от его реализации.

Цели должны быть конкретными и выражаться измеримыми значениями, тем самым задаются показатели, которые будут впоследствии использоваться для выбора варианта управленческого решения и контроля реализации управляющих воздействий.

В организациях существует состязательность и взаимосвязь целей. Под влиянием внутренних и внешних факторов или при получении дополнительной информации цели могут меняться во времени. Таким образом, при формулировании целей управления важно учитывать как факторы взаимодействия (внутренние и внешние), так и временной аспект.

Цели управления должны естественным образом вытекать из миссии организации, учитывать всю накопленную объективную и субъективную информацию, а также согласовываться с имеющимися возможностями и ресурсами. В случае если поставленные цели не согласуются с ресурсами и возможностями, они могут оказаться недостижимыми. Это может оказаться на последующих этапах процесса поддержки принятия решения, приведет к возвращению в блок целеустремленности для уточнения и корректировки ранее поставленных целей и показателей.

Сформированные в блоке цели, а также характеризующие их показатели передаются в блок генерации альтернатив. Кроме того, формулировка задачи по достижению намеченной цели передается в блок обнаружения ресурсов и ограничений.

Множество возможных альтернативных вариантов управленческих воздействий, с одной стороны, естественным образом ограничена величиной и характером ресурсов, доступных системе управления, а также объективными и субъективными непреодолимыми препятствиями. С другой стороны, в результате использования благоприятных факторов множество возможных альтернативных вариантов управленческих воздействий может быть расширена.

Таким образом, разработка обоснованных и потенциально эффективных вариантов управленческих воздействий может проводиться только с учетом информации о ресурсах, которыми располагает система управления, возможности, которые можно использовать, и угрозы, которые нужно стараться избежать или компенсировать.

Как технологии на этом этапе могут использоваться методики SWOT-анализа, сегментного анализа и т.д.

Данные о выявленных в результате анализа ресурсы и ограничения передаются в блок генерации альтернатив.

Генерацию возможных альтернатив решений можно реализовать рядом формальных методов: использованием экспертных систем; путем комбинации различных операций, задаваемых экспертами или берутся из базы данных.

Экспертная система использует эвристические знания, получаемые от специалистов в данной предметной области. Для всех наиболее успешных применений экспертных систем характерна крайней мере одна общая черта - они работают в одной ограниченной предметной области знаний. Попытки расширить предметную область, даже в пределах одной области знаний, в подавляющем большинстве случаев успеха не давали.

При возникновении нестандартной ситуации предлагается набор возможных действий (операций). Если такой набор не предвидится заранее, он может быть создан экспертом. Лицо, принимающее решение, или эксперт имеют указать возможную последовательность выполнения операций, а также указать, какие операции могут выполняться параллельно (одновременно). Эта информация хранится в базе данных вместе со списком операций. На основе этих данных, а также времени выполнения каждой операции, могут состоять возможные последовательности операций (варианты сценариев). Таким образом создаются все возможные сценарии, и дальше возникает задача выбора наилучшего.

Сформированы альтернативные варианты управленческих воздействий передаются в блок оценки альтернатив.

Оценка возможных вариантов решений необходима для всех типов задач и типов систем. Она предшествует окончательному выбору решения. Для анализа альтернатив могут использоваться различные методы: традиционные (однокритериальной или бальные) многокритериальные; методы нечеткой логики.

Традиционные методы оценки возможных решений. В некоторых случаях можно дать оценку каждого варианта решения, например в баллах. Однако очень часто, возможно даже в большинстве случаев, однозначно оценить предложенные варианты не удается.

Многокритериальные оценки. Оценка варианта решения (сценария, программы) по многим критериям означает, что более чем один показатель качества принимаемого решения, и невозможно свести эти показатели естественным образом к другу. В этом случае могут применяться методы анализа важности критериев, методы изучения иерархии критериев, методики построения функций преимуществ и др.

Необходимость применения нечеткой логики вызвана тем, что по мере роста сложности систем постоянно падает наша способность делать точные и одновременно значимые утверждения, пока не будет достигнуто порог, за которым точность и значимость становятся почти взаимоисключающими характеристиками.

После того как процедура оценки вариантов решений проведена, возможны три варианта: переход к согласованию критериев (если не удалось ранжировать варианты) переход в блок анализа последствий принятия решений (если предложенные варианты удовлетворяют экспертов или лиц, принимающих решения); если не найдено ни одного удовлетворительного решения, то производится возврат к блоку целеустремленности для уточнения постановки задачи, выявление дополнительных ресурсов, согласования целей с имеющимися ресурсами, ограничениями и т.д.

Для того чтобы процедура согласования реализовывалась эффективно, необходимо применять какие-то правила, по которым следует осуществлять поиск компромисса в случаях, когда оценки вариантов различаются. Эти правила можно разделить на две категории: "переговорные" - без использования вычислительной техники; "человек-машина" - такие, опирающихся на компьютерные процедуры. Компьютерные процедуры, применяемые на практике, в большинстве случаев достаточно просты. Рассмотрим наиболее распространенные из них:

Метод идеальной точки. Точка называется идеальной, если она оптимальна сразу по всем критериям. Как правило, такой точки на практике не существует. Правилом поиска компромисса может быть минимизация расстояния до идеальной точки, вызывает необходимость выработки правила определения этого расстояния.

Метод уступок. Суть метода - нахождение компромисса, который определяет "плату" за потерю показателей по какому-либо критерию или частью критериев, в результате выигрыша по другому критерию или другим критериям.

Метод согласования решения по главному критерию. В некоторых случаях задачу с несколькими показателями качества удается свести к задаче с одним-единственным показателем. Этот показатель стремятся обратить в экстремум, а по другим показателям вводят ограничения. Тогда проблема согласования сводится к нахождению компромисса по главному критерию и согласованию ограничений для всех других критериев.

Метод согласования решения при лексикографическом упорядочении. В тех случаях, когда может быть определена важность критериев, упорядочение можно провести сначала по важнейшим критерием, а если по этому критерию равными будут несколько вариантов, то проводится упорядочение по следующим по важности критерием и т.д.

Метод согласования по функции или отношением предпочтения (полезности). Формируется функция, отображающая преимущество эксперта или лица, принимающего решение (его видение того, "что такое хорошо и что такое плохо»). Вычисляются значения функции предпочтения для альтернатив решения. В дальнейшем альтернативы ранжируются по значениям функции предпочтения.

Согласованные критерии оценки альтернатив возвращаются в блок оценки альтернатив, и процедура ранжирования возобновляется уточненным критериям.

Чрезвычайно важным является возможность представления информации о возможном развитии ситуации при принятии того или иного решения. Такая информация может возникать в процессе моделирования реакции противодействующего среды (природа, экономика, социальная структура и т.д.) после очередного решения.

Заметим, что, как правило, рассматриваются не отдельные управленческие решения, а сценарии со многими ходами. Ход или решения, которые кажутся наиболее выигрышными в данный момент, при более глубоком анализе (в процессе дальнейшего развития событий) могут оказаться фатальными. Поэтому необходимо не только найти лучшее решение на текущий момент, а лучший сценарий на несколько или на определенное количество ходов вперед.

После того как варианты решения проранжировани и определены возможные последствия их реализации, лица, принимающие решения, выбирают лучшее из своей точки зрения.

Отобранные решение передается в блок оценки достижимости целей управления. Если решение отобрать не удается, то происходит возврат к блоку целеустремленности для уточнения постановки задачи, выявление дополнительных ресурсов, согласования целей с существующими ресурсами, возможностями, ограничениями и т.д.

Решение может быть хорошим само по себе, а не обеспечивать достижение поставленных целей управления. Поэтому процедура оценки досягаемости поставленных целей управления призвана оценить соответствие ожидаемых и желаемых результатов управления.

Если ожидаемый результат соответствует постановке задачи, то такое решение передается для оформления и дальнейшего формального утверждения.

Если ожидаемый результат не соответствует постановке задачи, то происходит возврат к блоку целеустремленности.

Процедура утверждения решения представляет собой формальную операцию предоставления законного статуса управленческому решению, сформированном при участии системы поддержки принятия управленческих решений. Утверждено решение передается для реализации, а система управления переходит в режим мониторинга - сбора и обработки информации, а также анализа ситуации.

Сегодня информационные аспекты приобретают все большее значение в управленческой деятельности. На первый план выходят информационные технологии. Однако сами по себе информационные технологии не решат всех проблем управления организацией. Они могут быть лишь инструментом в умелых руках квалифицированных руководителей. К таким инструментам можно отнести специализированное программное обеспечение для систем поддержки принятия управленческих решений.

В заключение подчеркнем, что компьютерная поддержка позволит руководителю наряду с субъективными, присущими только ему приемами и методами использовать всю мощность компьютерных и информационных технологий для реализации своего стиля выработки и принятия решений.

Сегодня уже большинство специалистов осознают, что рост объема информации, поступающей в органы управления и непосредственно к руководителям, усложнение задач, решаемых, необходимость учета большого количества взаимосвязанных факторов, переменная обстановка, а также достигнутый уровень развития техники настоятельно требуют широкого применения компьютера обслуживание компьютеров и информационных технологий в управленческом процессе, а сам управленческий процесс должен опираться не только на интуитивные, но и на объективные методы генерации, оценки и оптимизации управленческих решений.

И несмотря на то что методы компьютерной поддержки принятия управленческих решений все еще довольно слабы и нуждаются в развитии, они во многих случаях обеспечивают принятие правильного и своевременного решения. Можно с большой вероятностью ожидать, что развитие компьютерных систем поддержки принятия решений станет одним из перспективных направлений развития управленческих систем.

Итак, мы определили информационное обеспечение как информационное обслуживание управления, как действия по предоставлению нужной для управленческой деятельности информации в требуемое место на основе определенных процедур с заданной периодичностью, как мероприятия по созданию информационной среды управления. В информационную среду управления входят источники информации, информационная система организации (см. компоненты информационной системы на рис. 1.2), сами органы управления как пользователи информационной системы.

Существенная часть информации для управленческой деятельности должна быть задокументирована, т.е. стать документированной информацией, превратиться в документы. Поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации.

Документационная система организации включает в себя документированную информацию и документооборот. Она является частью информационной системы, поскольку документированная информация - это часть информационных ресурсов организации, а процедуры работы с документированной информацией (документооборот) представляют собой одну из совокупностей процедур информационной системы. Действия с информацией для реализации задач информационного обеспечения - это процедуры информационного обеспечения.

Таким образом, информационное обеспечение управленческой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации путем использования недокументированной

Рис. 1.5. Информационная среда управленческой деятельности

и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления этой информации (рис. 1.5).

В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1) по наименованию: письма; инструкции;

телеграммы, телефонограммы; заявления;

приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы;

предписания;

записки, акты, расписки;

характеристики;

удостоверения и т.п.;

2) по типу материального носителя: бумажные (письменные, графические и т.д.); фото-, кино- и видеодокументы; фотодокументы; электронные документы;

3) по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации).

Существуют следующие системы документации: система управленческой документации, система обеспечивающей документации, система документации по основной деятельности и т.п. Приведем примеры.

Система управленческой документации:

распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

документация по планированию;

информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность;

Система документации по основной (производственной) деятельности:

документация по материально-техническому обеспечению; производственно-технологическая документация.

Множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено, во-первых, для реализации внешних связей, во-вторых, используется сугубо для ее внутренней деятельности во всех разнообразных аспектах.

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Результаты наблюдений за значениями зависимого параметра
Независимый параметр Наблюдаемые параметры зависимого параметра Ряд 1 Ряд 2 Ряд 3

Проблема интеграции и пути ее решения
По мере распространения компьютерных информационных технологий все большее число управленческих работников стало применять в своей деятельности те или иные программные средства. Одн

Офисные программные системы
На основе интеграции в рамках единой среды построены так называемые офисные системы. В них благодаря технологиям интеграции Windows совместно функционируют различные приложения, реа

Информационное взаимодействие в среде Windows
Связывание и внедрение объектов (OLE).OLE является сокращением термина Object Linking and Embedding - связывание и внедрение объектов. Это имеющаяся в Windows технология, которая о

Редактирование связанных объектов
Есть два способа редактирования объекта. Первый состоит в том, чтобы начать с исходного файла, используя программу-сервер для внесения изменений в объект. Второй - начать с файла-ко

Управление установками обновления связей
Управление отражением в файле-контейнере изменений, внесенных в исходный файл, можно осуществлять по запросу (вручную) или автоматически. При автоматическом обновлении (так

Закрытие и открытие связей
Кроме установки параметров обновления связей автоматически, можно закрыть связь вручную, чтобы предотвратить ее обновление при изменении исходного файла. Связь закрывается

Разрыв связей
Если в определенный момент пользователь захочет, чтобы связанный объект в документе оставался неизменным и больше не отражал изменения исходного файла, то он может разорвать (или отменить) связь. П

Восстановление разорванной связи
Существует возможность случайного разрыва связи с объектом. Для восстановления разорванной связи необходимо выполнить следующие действия: 1. Открыть файл-контейнер, в котор

Внедрение OLE
Процедура внедрения объектов в документы очень похожа на связывание объектов, но образованная в результате внедрения связь между исходным файлом и документом-получателем со

Создание внедренных объектов
Есть два способа внедрения объекта в документ: либо создать объект в программе-сервере и внедрить его в документ-получатель с помощью команды «Специальная вставка...», либо в докуме

Е. Е. СТЕПАНОВА Н. В. ХМЕЛЕВСКАЯ

ИНФОРМАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Допущено Министерством Российской Федерации

обучающихся по специальностям «Менеджмент», «Маркетинг» и «Коммерция»

ФОРУМ - ИНФРА-М

Список литературы

Контроль.

Некоторые специалисты выделяют также такие функции, как мотивация, регулирование и др. С точки зрения информационного обеспечения процесса управления, выделенные функции являются наиболее важными. В данном пособии мы ограничимся их рассмотрением.

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя;

Определение целей и задач;

Разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

Определение необходимых ресурсов;

Доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных; а их реализацию.

Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.

Также следует установить ответственность конкретных лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий . Должны быть определены оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.

Регулирование - это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.

Координация добивается согласованности действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

Формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;

Слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

Анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;

Выработка вариантов корректирующих воздействий;

Разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

Непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

Сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банкой данных ;

Анализ и прогнозирование развития ситуации;

Принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;

Разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;

Оформление соответствующих отчетных документов.

Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении друг их функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации. Однако наибольшее значение процесс принятия решения имеет на уровне оперативного управления.

Контроль , основной задачей которого является определение допустимых отклонений, (фиксирование и быстрое их устранение, можно разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом paбот и корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля: предварительная, текущая и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается в оценке деятельности подразделений и конкретных исполнителей.

В ходе заключительного контроля осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты контроля - наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть своевременным, объективным и достаточно простым.

В основе каждого элемента управленческой деятельности лежит процесс принятия решений.

Управленческое решение представляет собой целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной информации.

Принятие управленческого решения является адекватной реакцией на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию - проблему. Понятие «проблема» означает такое состояние объекта управления, при котором какие-либо показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем оказания на объект соот­ветствующего управляющего воздействия.

Проблемные ситуации могут быть:

Стандартные, т. е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;

Хорошо структурируемые, в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;

Слабоструктурируемые, в которых не прослеживаются причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама задача принятия решения;

Неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулировать задачу принятия решения.

Любые управленческие решения должны отвечать требованиям:

Обоснованность и конкретность:

Своевременность:

Согласованность с ранее принятыми решениями:

Автоматизированная система управления (АСУ) - информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.

Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим результатам. В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого управления и т. д.

К АСУ предъявляется ряд общих требований.

В первую очередь, должна быть обеспечена совместимость элементов друг с другом, а также с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.

1. Информационное обеспечение деятельности специалистов в области Public Relations

   Дипломная работа >> Коммуникации и связь

   ... деятельность PR-менеджера коммерческого банка ЗАО «Банк Русский Стандарт». Дать рекомендации по информационному обеспечению ... важна информационная поддержка. Для планирования и организации основных мероприятий паблик рилейшнз и их информационного обеспечения ...

2. Информационное обеспечение в управлении компанией на примере ООО ВЗБТ

   Реферат >> Государство и право

   ... информационного обеспечения в деятельности менеджера Коротова В.П. При работе Коротова В.П. внутри организации происходит согласование целей персонала и целей организации ...

3. Теоретические основы информационного обеспечения менеджмента

   Реферат >> Менеджмент

   В требуемой форме. 2ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ 2.1Уровни информационного обеспечения менеджмента Менеджеры в организациях выполняют следующие функции...

4. Менеджер современной организации

   Реферат >> Менеджмент

   Труда, особенно менеджеров , руководителей: ° информационный характер труда, ... и природоохранного оборудования, бесперебойное обеспечение производства электроэнергией, паром, водой... повышению эффективности деятельности менеджеров на организации также следует...

5. Совершенствование деятельности менеджера в организации ООО Детали машин

   Курсовая работа >> Менеджмент

   Тема: «Совершенствование деятельности менеджера в организации ООО «Детали машин» ... , энергоносители, расходные материалы, упаковка; Информационные - о клиенте, о поставщиках, ... обеспечение рациональной организации учета и отчетности на предприятии; организация ...

1.1. управление. управленческая деятельность

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих разный юридический статус и форму собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (в качестве среды для этих объектов выступают государственные органы управления, поставщики, потребители и т.п.) и состоит из множества различных элементов (подразделений, самостоятельных организаций), взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения. Мы будем называть любой такой объект, вне зависимости от его размеров, формы собственности, организационно-правового статуса, организацией.

Организация - это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Организации обладают как рядом общих черт, присущих им всем, так и многими индивидуальными особенностями. Всякая организация нуждается в управлении.

Управление -целенаправленное воздействие на организацию, которое обеспечивает достижение поставленных целей, позволяет стабилизировать их в соответствии с особенностями конкретных организаций и целей управления, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта. Таким образом, задача управления состоит в координации деятельности людей и подразделений для эффективного решения стратегических, тактических и текущих задач организации.

Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые элементы (подразделения) организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

Таким образом, в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определяется как система управления.

Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру (рис. 1.1), который образуют источники и потребители информации и информационные каналы для передачи этой информации. В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, информация о состоянии управляемого процесса, информация об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации.

Информационная система существует в любой организации, поскольку никакая организация не может обойтись без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Цель информационных систем - производство нужной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией.

При этом не обязательно, чтобы информационная система была автоматизированной, она может основываться и на бумажных носителях. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования этой системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. В общем случае информационная система имеет компоненты, изображенные на рис. 1.2.

В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации. Кроме того, на него возлагаются задачи по обеспечению функционирования и развития информационной системы;

пользователей информационной системы - потребителей информации;

Рис. 1.1. Информационный контур в системе управления

Рис.1.2.Компоненты информационной системы

процедуры и технологии функционирования информационной системы;

техническую составляющую информационной системы в виде оборудования (средства и системы информатизации - средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, выполняющие прием, обработку, хранение и передачу информации);

программное обеспечение (программные средства - операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение, автоматизированные системы управления и т.п.);

весь имеющийся объем информации в информационной системе - информационные ресурсы организации (организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой для создания условий функционирования этой организации).

Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. Информационная технология - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Каждая из перечисленных в определении информационной технологии фаз преобразования и использования информации реализуется с помощью специфической технологии. В этом смысле мы можем говорить об информационной Рис. 1.3. Управленческая и информационная пирамиды

технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации и т.д.

Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

Таким образом, информационная технология реализуется в рамках информационной системы. Информационная технология - это способ преобразования информации. В информационной системе можно использовать много таких технологий. Эта система является средой для реализации технологии. Однако понятие информационной технологии шире, чем понятие информационной системы. Информационная технология может существовать вне информационной системы. Например, информационная технология обработки текстов, которую применяли при написании этой книги, не является частью информационной системы и работает вне такой системы.

Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации - высший, средний и низший (рис. 1.3). Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т. п. Средний уровень - уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т. п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, производится оперативный контроль и учет и т. п.

Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и оперативных действий организации), вплоть то того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления.

Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах (например, подсистема планирования, подсистема кадров и т. п.).

В зависимости от отрасли экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в иерархии органов управления, информация об изменениях в объекте управления поступает в эту управляющую часть с разной частотой. В машиностроении директор предприятия получает информацию о производстве каждый день, начальник цеха - каждую смену, мастер - наблюдает за этим производством. В строительстве частота получения информации об объекте управления будет меньше. Если же говорить об управлении различными технологическими процессами, например в нефтехимии, то там информация поступает постоянно.

Очевидно, что в разных отраслях экономики, на разных уровнях управления дискретность (частота) получения информации об управляемом процессе будет различной. Соответственно и необходимость в корректировке этого процесса со стороны органа управления организации в зависимости от ее целей будет возникать или не возникать с частотой получения информации. Таким образом, разный характер дискретности управления определяет процедуры формирования и дискретность сбора, передачи, обработки и использования информации в информационной системе организации.

Важной частью управленческой деятельности является принятие управленческих решений. Процесс целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется управленческим решением, а процесс формирования решения - процессом принятия решения. В соответствии с разделением труда в рамках управления организацией принимаемые решения относятся к той или иной функции управления. Управленческие решения охватывают все стороны деятельности организации - подготовку производства, производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и т.п.

Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от рабочего или служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь лишь на доступной ему информации об объекте управления. Он проводит текущие мероприятия, организует контроль, анализ состояния организации, оценивает тенденции ее развития и т. п. Все это требует организации информационного обслуживания (предоставления нужной информации в нужные время и место), создания информационной среды, способствующей выполнению поставленных целей. Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.

Все действия в организации должны быть предопределены и формально заданы. Это означает, что если организация хорошо управляется (в ней осуществляется регулярный менеджмент - регулярное, систематическое выполнение функций управления организацией в условиях рынка), то существуют формально заданные процедуры для любых действий в ней - работы с клиентами и с персоналом, логистики и т.п. Наличие таких процедур облегчает управленческую деятельность в организации, а также информационное обеспечение такой деятельности. Типовые информационные запросы характерны для всех уровней управления, но в большей степени присущи низшему и среднему (см. рис. 1.3). Кроме типовых предопределенных действий с заранее определенными информационными потребностями для их осуществления, в организации возможны случайные события, реакция на которые потребует специфической информации для любого уровня управления. К тому же не исключено появление нестандартных информационных запросов, что характерно для высшего управленческого звена.