Расчет среднесписочной численности неполный рабочий день пример. Как рассчитать среднесписочную численность работников: формулы, примеры

Численность занятых в экономике страны лиц - это совокупность работников на предприятиях всех форм собственности. При расчете этого показателя важно не допустить повторной калькуляции, так как многие люди работают сразу на нескольких организациях. Прием и выбытие сотрудников оформляются приказом директора. В бухгалтерии также должен быть расчет среднесписочной численности работников (за 2014 год, например). Эти данные подаются при заполнении формы РВС - 1 и 4-ФСС.

Понятие

— 2 сотрудника трудились по 4 часа в течение 10 дней. Они учитываются как 0,5 единицы;

— 3 человека работали по 2 часа 20, 7 и 5 дней соответственно. Они учитываются как 0,25 человека (2\8).

Средняя численность таких сотрудников составила:

(0,5 x 10 х 2 + 0,25 x 20 + 0,25 x 7 + 0,25 x 5) : 20 рабочих дня в месяце = 0,9 человека.

Эта цифра будет использоваться в дальнейших расчетах.

Данные за квартал и более продолжительные периоды

Численность работников за три месяца опре-деляется путем суммирования данных за предыдущие 90 дней и деления суммы на 3.

Пример

В январе в организации трудилось 494 человек, в феврале — 498 человек, в марте — 502 чел. СЧР = (494 + 498 + 502) : 3 = 498 человек.

Если предприятие работало неполный квартал, то расчет производится путем суммирования данных за месяцы и деления суммы на 3. Формула расчета среднесписочной численности работников за год выглядит аналогичным образом. Суммируются данные за все отработанные месяцы, а полученный результат делится на 12. Вот как рассчитать среднесписочную численность работников за год для ИФНС.

Пример

Оставим условия задачи предыдущего примера. За шесть месяцев СЧР можно вычислить двумя способами: на основе месячных и квартальных данных.

СЧР 1 вариант = (215 + 221 + 215 + 235 + 228 + 224) : 6 = 223 человека.

СЧР 2 вариант = (217 + 229) : 2 = 223 человека.

Аналогично происходит расчет среднесписочной численности работников за год.

Пример калькуляции СЧР на вновь созданных организациях

Предприятие проработало неполный период. Организация была основана 26 ноября. В этот день на ней трудилось 150 человек. За три дня до конца месяца было принято еще 15 сотрудников. СЧР за декабрь составила 168 человек. Как посчитать среднесписочную численность работников за год?

СЧР за ноябрь = (150 х 3 + 165 х 2) : 30 = 26 чел.

СЧР за 4 кв. = (26 + 168) : 3 = 64,6 чел.

СЧР за год = (26 + 168) : 12 = 16,17 чел.

На предприятии, которое функционировало более одного месяца, было занято 17 человек в пересчете за год. Эти работники могли быть в составе других предприятий все остальное время. Там они также учтены пропорционально времени работы. Не имеет значения, на скольких предприятиях человек отработал за год. Он учитывается как целая единица, только если трудился все 12 календарных месяцев. Расчет всегда идет пропорциональный. Если человек работал 4 месяца, то при калькуляции он будет учтен как 4/12 = 0,33.

Задача

В ООО установлена 40-часовая 5-дневная неделя. С января по ноябрь работало 15 человек, в декабре четверо лиц было уволено. На сентябрь и октябрь с 5 сотрудниками были заключены договора на неполный день, по которым они трудились ежедневно по 4 часа. В течение года на предприятии работало 3 совместителя, которые числятся в другой компании. Как рассчитать среднесписочную численность работников за год? Формула:

(СЧР янв + … + СЧР дек) : 12

Так как совместители при калькуляции не учитываются, то с января по ноябрь СЧР была равна 15 чел., в декабре - 11. Посчитаем количество лиц, которые присутствововали на предприятии не все время. В сентябре и октябре было по 22 трудовых дня:

(4 часа x 5 сотрудников x 22 дн.) : 8 часов: 22 дн. = 2,5 чел.

СЧР за сентябрь и октябрь составила: 15 + 2,5 = 17,5 чел.

Подставим эти значения в формулу:

СЧР за год = (15 х 9 + 17,5 х 2 + 11) : 12 = 181: 12 = 15 человек.

Вывод

С целью учета трудовых кадров на предприятии, а также формирования статистических данных рассчитывается показатель среднесписочной численности. Он представляет собой количество лиц, которые трудятся в организации в определенный период. Сначала считается значение показателя за день, потом за более продолжительный срок. Особенности расчета каждой цифры разные, но общее правило одно: при калькуляции нельзя допускать двойного счета. Один и тот же человек может одновременно трудиться в нескольких структурах. Поэтому внешние совместители, уволенные, военнослужащие и прочие лица не учитываются в списочном составе организации. Данные, рассчитанные за более короткий период (день, месяц), используются для калькуляции показателя за более длительный срок (полугодие, год).

Многие предприниматели, которые ведут свою деятельность на законных основаниях, вынуждены сталкиваться с понятием среднесписочной численности сотрудников. Для тех, кто не имеет специальных программ вроде 1С, вопрос, как посчитать среднесписочную численность работников за год, остается актуальным.

Как считать среднесписочную численность за месяц на примере

Подсчет сотрудников на полной занятости.
Подсчет сотрудников с неполной занятостью.
Итоговый расчет и округление.

На начало месяца в организации трудилось 50 сотрудников на полном рабочем дне.
20 мая 5 работников уволились.
Также в организации трудились 10 работников на неполном рабочем дне (4 часа в день).

Шаг 1 - считаем численность на полном графике

Исходя из наших условий, получается, что 50 сотрудников отработали полный месяц, а 5 работали 20 дней.

Формула проста:

Общая сумма всех значений списочной численности на каждый день / Количество дней в месяце по календарю

Применим формулу и получим следующий расчет:

(50*31 + 5*20) / 31 = 55,22

Это и есть среднесписочная численность сотрудников на месяц с полной занятостью.

Шаг 2 - подсчет с неполной занятостью

Определимся с формулой:

Общая сумма отработанных часов / Продолжительность рабочего дня / Количество рабочих по производственному календарю

Параметр «Продолжительность рабочего дня» считается как количество часов в рабочей недели, разделенное на количество дней. Например:

часов / 5 = 8;
36 часов/ 5 = 7,2;
32 часов / 5 = 6,4 и так далее.

Фактически, среднесписочная численность равна сумме полностью отработанных дней такими работниками.

Предположим, что в марте было 22 рабочих дня, и наши 5 работников трудились по 4 часа. Рабочий день в компании восьмичасовой.

Применим формулу:

(5*4*22) / 8 / 22 = 2,5

Что получается верно, если учесть, что наших сотрудников пятеро, а работают они половину рабочего дня.

Шаг 3 - суммируем показатели и округляем среднесписочную численность

В итоге производим суммирование показателей из шага 1 и 2:

55,22 + 2,5 = 57,72

А после производим округление:

57,72 = 58 — это и есть конечная среднесписочная численность.

Стоит заметить, что округление среднесписочной численности производится до целого числа по арифметическим правилам. Также важно производить округление именно на последнем этапе. В противном случае мы можем получить искаженные данные.

В нашем случае, если бы мы округлили сразу, на 1 и 2 шаге, то мы бы получили значение на 1 человека меньше.

Как считать среднесписочную численность работников за год

Если у нас уже есть все показатели по месяцам, то подсчитать численность за год не составит труда. Считается она по формуле для вычисления средней арифметической. Для этого нужно обратиться к формуле:

(Среднесп. численость Месяца 1 + Среднесп. численость Месяца 2 + …. + Среднесп. численость Месяца 12) / 12

Пример . Имеем следующую картину по месяцам:

Январь — 66
Февраль — 65
Март —
Апрель — 69
Май —
Июнь — 76
Июль — 69
Август — 80
Сентябрь — 81
Октябрь — 79
Ноябрь —
Декабрь —

Считаем среднесписочную численность по году:

(66+65+70+69+70+76+69+80+81+79+77+70) / 12 = 72,66

Округляем и получаем 73 .

Аналогично показатель считается и для квартала. Только делить, естественно, нужно на 3.

Кого считать?

Сотрудники, имеющие полную занятость в сфере деятельности, а точнее, их количество берется из показателей списочной численности. Данный показатель берут из формы по учету явки на работу наемных сотрудников. Главным основанием для включения в списочную численность служит приказ руководства о приеме на работу, который базируется на подписании трудового договора.

Считают только тех работников, которые пришли фактически, те, кто не пришел на работу по какой-либо причине, кто оформлен на работу по сезону или просто временно, а еще лица, заменяющие отсутствующих людей.

Кто не подлежит учету

Совместители внешней категории.
Принятые на основании гражданско-правовых договоров.
Те лица, которые подают заявление, желая уволиться.
Лица, оказывающие адвокатские услуги.
Лица, находящиеся на обучении в неоплачиваемом отпуске.
Сотрудницы, вышедшие в отпуск, связанный с беременностью и родами.
Отпускники, осуществившие усыновление новорожденного.
Учредители, которым не начисляется заработная плата, и т.д.

Необходимость показателя

Необходимо знать, какие типы сотрудников учитываются при расчете, а какие – нет.

Данные по среднесписочному учету вносятся в множество ведомостей, рассматриваются для определения права на льготы, наконец, подаются в ФНС. Это первый отчет, который подается в новом году.

Кроме того, при поиске сумм налогов по большинству систем обложения налогами, частному предпринимателю также придется столкнуться с этим показателем.

Составные формулы

Существует определенная формула, которая диктуется Росстатом.

Считается среднесписочная численность работников за годкак суммовое значение найденного показателя численностей за составляющие его месяцы, разделенная на количество, то есть 12 месяцев в году.

Характерно, что даже если предприятие не выполняло деятельность круглый год, чтобы посчитать этот показатель, необходимо будет показатели всех проработанных месяцев просуммировать и разделить на 12.

Периодичные данные по численности, например, за полгода или квартал, могут использоваться для предоставления отчетности в Фонды.

Поскольку находимый показатель будет оказывать влияние на корректность рассчитываемых к уплате налогов, необходима уверенность в правильности ведомого учета по сотрудникам.

Итак, мы рассмотрели основные положения, связанные с тем, как считается среднесписочная численность работников. Стоит учитывать, что определение этой численности по сотрудникам, проработавшим неполный день, производят по отдельной формуле, а не обычным суммированием показателей, как в случае со списочным показателем численности полноценно занятых сотрудников.

Очень важно совершать все расчеты правильно, поскольку за ошибки или несвоевременную подачу отчета по численности грозит штраф ответственному лицу, а также административная ответственность руководителю предприятия.

Расчет списочной численности сотрудников предприятия является одним из важных отчетов, который подается в государственные органы. Это составление статистических данных, ведение учета и тому подобные элементы, зачастую не особо понятные простому человеку. В любом случае выполнять требования законов необходимо, иначе с ним будут проблемы. Следует помнить, что важен не только сам факт подачи документа, но и правильность его заполнения, своевременность, отражение всех изменений и строгое соответствие установленным нормам.

Определение

Это количество всех рабочих какой-либо отдельной организации. Сюда входят все, включая и тех, которые работают в разных подразделениях, иных структурных единицах, выполняют свою работу в домашних условиях, приняты только на определенное время (сезон) и так далее. Абсолютно все указываются как целые числа. К примеру, даже того человека, который работает только на протяжении одного сезона, а не всего года, списочная численность предприятия будет учитывать как единицу, а не в виде 0,25. Исключение составляют те категории сотрудников, которые совмещают работу, не имеют трудового договора, или же группы лиц, работающие на основании гражданского договора.

Базовые положения

Составляться списочная численность рабочих обязана абсолютно любым предприятием, у которого есть свой собственный баланс. Оно также должно однозначно относиться к юридическим лицам. Вся информация о различных подразделениях, бригадах, лабораториях и тому подобных структурах, которые находятся в составе компании, также подаются по тем же принципам. Нужно помнить, что даже если фактически отдел не входит в состав фирмы, но формально к ней относится, он обязан фигурировать в общем отчете. Исключение составляют те подразделения, у которых есть свой баланс. Тут уже, по желанию главной структуры, они могут как предоставлять нужную информацию в центральный офис, так и передавать ее самостоятельно в территориальные органы статистики.

Процесс составления отчета разбивается по срокам. Есть месячные, квартальные и годовые разновидности. В каждом из них следует строго придерживаться того правила, что промежуток времени начинается с самого первого числа периода (даже если это выходной, праздник и так далее) и заканчивается также последней датой. К примеру, в разрезе года это будет с 1 января и по 31 декабря без каких-либо исключений. Необходимо строго придерживаться сроков сдачи документов, так как в противном случае может появиться ошибка и будет наложен штраф.

Ответственность

Как и в ситуации с абсолютно любым отчетом, который отправляется в государственные органы, при составлении этого документа всегда нужно учитывать ответственность ключевых фигур компании. Это распространенная практика, направленная на максимальную точность информации, которая предоставляется в отчете. Так, основными виновниками в случае обнаружения несоответствия становятся главный бухгалтер и руководитель отдела (структуры, подразделения и так далее). Составленная сотрудником списочная численность - это, безусловно, важный документ, и он должен быть перепроверен ответственными лицами.

Требования к отчету

В обязательном порядке документ для подачи в государственные органы должен составляться по строго установленной форме. Их существует огромное количество разновидностей, и для каждой отдельной ситуации можно подобрать идеально подходящую. Только так можно будет точно и правильно высчитать численность просто необходимо для ведения документооборота в установленном законодательством порядке. Следует помнить, что любые пометки в табеле допускается осуществлять исключительно на основании оригиналов документов. К примеру, в том случае, если сотрудник заболел, нельзя вносить изменения без больничного или используя его копию.

Ещё один важный элемент, который известен не всем, но может очень значительно повлиять на конечные цифры в отчете, — передача отделов или сотрудников между компаниями. В такой ситуации следует убирать человека (или подразделение) из документа только в следующий период. Внесение производится аналогичным образом. Следующим моментом, который также заслуживает внимания, является ошибка. Если она была допущена и своевременно обнаружена, потребуется внести изменения и в тот отчет, в котором проблема возникла, и во все последующие, где фигурировали цифры из неправильного документа.

Списочная численность

В данную категорию входят абсолютно все сотрудники, вне зависимости от того, на какой срок они были взяты на работу, даже если этот промежуток времени составляет всего один день. Правильно составленная численность - это залог успешной сдачи отчетности без проблем и ошибок. Нужно учитывать и тех рабочих, которые по каким-либо причинам не присутствуют на предприятии в определенный период времени.

Учитывая число людей, которые обязаны входить в отчет, и тех, кто в нем не указывается, проще перечислить именно вторых. Так, не должны фигурировать в документе все, кто не состоит в штате, работает по совместительству или в соответствии с определенным договором, который данное физическое лицо заключило с той или иной государственной организацией. Сотрудники, которые фактически относятся к данной компании, но на данный момент работают на другой фирме, при условии что зарплату по основному месту они не получают, также не учитываются.

Отдельно следует сказать об учащихся. Списочная численность - это документ о тех, кто работает на данный момент, но не о тех, кто проходит подготовку. То есть все потенциальные сотрудники, которые на момент составления отчета обучаются, стажируются или другим образом получают нужный опыт, в отчет не вносятся. Как только они полноценно и официально будут приняты на работу, вот только тогда отметка о них появится в соответствующем документе. И последняя группа людей, которую не нужно отражать в отчете, — уволившиеся. Независимо от того, каким образом это произошло, с даты прекращения работы бывший сотрудник автоматически убирается из списка.

Среднесписочная численность

Этот показатель несколько отличается от всего, указанного выше. Средняя списочная численность работников используется для того, чтобы вычислить производительность труда, среднюю заработную плату, текучку, постоянство, коэффициент оборота и тому подобное. Все это сделать при помощи стандартной численности не представляется возможным, так как она берется в расчете за конкретную дату. В данном случае расчет производится за определенный период.

Далее рассмотрим, как определяется средняя списочная численность. Формула тут относительно простая, но ее нужно понять. Итак, первое что нужно — правильно определить количество дней. Их будет 30 или 31, в зависимости от месяца (в варианте февраля — 29 или 28). Обязательно нужно включать в расчет любые праздничные и выходные дни. Теперь берем количество работников и делим его на полученное в предыдущем пункте число. Важно учитывать, что количество сотрудников в выходные дни будет идентичным той же численности за предыдущий рабочий день. К примеру, в пятницу было 30 работников. В качестве расчета за субботу тоже нужно брать те же 30 человек. Аналогичная ситуация будет и в том случае, если выходных дней 2 и больше. То есть в воскресенье тоже будет 30 рабочих. Очень важно правильно выбрать всех тех сотрудников, которые включаются в этот перечень, так как они отличаются от того, что требует указывать обычная списочная численность. Это требует особого внимания, ведь на данном этапе и возникает большая часть ошибок.

Сотрудники в среднесписочной численности

Не входят в перечень такие работники, которые находятся в декрете или отпуске по усыновлению ребенка. Дополнительный отпуск по уходу за малышом также не учитывается. Если сотрудник был командирован на стройку, монтаж, выполнение наладочных работ или уборку урожая, вне зависимости от того, платят ли ему за это деньги по основному месту службы, то он также не должен фигурировать в этом списке. Следует помнить, что его нужно включать в перечень тому предприятию, куда он был отправлен. Ещё одной категорией работников, которые также не должны фигурировать в списке, являются инвалиды ВОВ. Отдельно следует сказать о тех сотрудниках, которые работают не на полную ставку. Их нужно рассчитывать именно по тому времени, которое было отработано фактически. Но вот те, кто работает по полной программе, но при этом выполняют свои обязанности на дому, все равно вписываются как полноценные единицы.

Ещё более оригинальным образом вычисляется количество сотрудников, которые трудятся по договору с государством. При такой ситуации важно точно и правильно определить, какова будет их средняя списочная численность. Формула в этом случае будет такова: ФЗ/СЗП=ССЧ. Где СЗП — это средняя заработная плата одного сотрудника. ФЗ — фонд заработной платы всех лиц, занятых по договору с государственными органами. А ССЧ — среднесписочная численность. То есть, если в общем все такие работники получили 100 000 рублей, а заработная плата одного сотрудника составляет 20 000 рублей, то число будет равно 100000/20000=5. И неважно, что на самом деле их трудилось 10 или 2.

Категории

Все сотрудники компании разделяются на две основные группы по типу занятости. Это ещё один важный параметр, который требуется для того, чтобы правильно произвести расчет списочной численности. Одной категорией являются рабочие, а другой — служащие. Первых в разы больше, чем вторых. Так что есть смысл указать именно тех, которых меньше, а все остальные автоматически будут попадать в категорию рабочих. Так, к служащим относятся все руководители (как всего предприятия, так и отдельных его подразделений). Сюда же попадают главные бухгалтера, инженеры, экономисты, редакторы, научные сотрудники, электрики и так далее. Это лица, подпадающие под код категории 1 (все служащие также делятся дополнительно на 3 группы по кодам). Обычные инженеры, бухгалтера, механики, техники и так далее уже идут под кодом 2, а секретари, табельщики, учетчики и тому подобные лица — 3 категория. Все указанные данные нужны для того, чтобы правильно была оформлена списочная численность работников предприятия. Это не настолько важный элемент, однако при неверном заполнении также будет считаться ошибкой.

Оформление и увольнение

Помимо всех прочих параметров, в отчете подразумевается разделение по показателям прибытия и убытия. То есть приема на работу и увольнения с нее. При этом учитываются они несколько разным образом. Если прибытие расписывается по тому источнику, откуда появился новый сотрудник, то убытие определяется по типу увольнения. Только точно понимая данный момент, можно правильно оформить отчет и определить численность работников списочного состава. Это может показаться достаточно сложным, но для простоты восприятия ниже приведем условную таблицу.

Нужно понимать, что и тут есть определенные исключения, которые также должны учитываться. Без них не получится правильная списочная численность работников. Это, в свою очередь, может привести к появлению ошибок, штрафам и так далее. Так, все лица, которые ранее были заняты в неосновной деятельности, а потом были переведены на основную, в данный перечень как вновь прибывшие не включаются. А вот те, кто раньше были служащим, а потом стали рабочими, указываются в отдельной графе. Аналогичная ситуация и с убытием. Кроме того, нужно учитывать, что все прогулы, даже ещё не уволенного работника, также указываются в специальном пункте.

Явочная и списочная численность

Эти показатели достаточно сильно отличаются друг от друга. Важно не путать их и при расчете пользоваться только правильными показателями. Так, списочная численность работников - это, как уже было сказано выше, количество сотрудников, занятых в тех или иных сферах деятельности компании за определенный период. Есть исключения, которые сюда не входят, но их не так много. А вот под явочной численностью подразумевают то количество рабочих, которые обязаны присутствовать на своем месте ежедневно, на протяжении соответствующего периода времени. Естественно, без учета выходных или праздников. То есть, если по списочной численности может быть 100 сотрудников, то по явочной их будет всего 20, так как все остальные могут работать на дому, привлекаться на определенное время или на неполный день и так далее.

Итоги

Все перечисленное выше поможет составить статистический отчет максимально правильно и эффективно. Как правило, на большинстве предприятий все процессы давно отработаны и движения рабочих, которые могли бы вызывать затруднения при оформлении документа, также уже привычны. В любом случае, если есть спорный вопрос или возникает ситуация, ранее не встречавшаяся, лучше всего заранее изучить проблему и уточнить данные, чем сделать ошибку.

Такая величина, как среднесписочная численность организации является достаточно важным аспектом отчета организации перед налоговыми службами.

Вышеуказанный показатель за выбранный нами период может быть получена так: находится сумма среднесписочных численностей работников за все месяцы, выбранного нами периода, деленная на общее их количество. Итак, среднесписочная численность работников — как рассчитать?

Для упрощения подсчетов разделим весь алгоритм исчисления на четыре простых шага:

Итак приступим: сперва нам будет необходимо определить среднесписочную численность полностью занятых сотрудников организации. Для этого нужно определиться, кто непосредственно относится к таковым.

В широком смысле — это совокупность всех работников организации. Сюда также относятся те работники, которые в тот момент времени находятся на , а также сотрудники, пребывающие в командировках.

При проведении расчетов следующие группы сотрудников не учитываются:

находящиеся ;
находящиеся ;
находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске;
не полностью занятые работники (а именно работающие, при условии согласования непосредственно со своим работодателем, не полный рабочий день или не целую неделю, кроме тех сотрудников, для кого такого рода сокращения предусмотрены на законодательном уровне – например, те, кто работает во вредных условиях труда).

После того, как мы определились с базой для произведения вычислений, приступаем непосредственно к подсчетам — в рабочие дни численность эквивалентна совокупности работников предприятия, с которыми имеются трудовые договора.

Для выходных и праздничных дней среднесписочная численность берется по состоянию на последний рабочий день, предшествовавший нерабочему.

Формула расчета среднесписочной численности

Рассмотрим, как посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Приступим непосредственно к самим вычислениям, используя формулу:

Среднесписочная численность полностью занятых работников за месяц = (среднесписочная численность полностью занятых работников на 1-е число месяца + среднесписочная численность полностью занятых работников на 2-е число месяца+…+среднесписочная численность полностью занятых работников на n-е число месяца)/количество календарных дней в месяце, где n- последнее число данного месяца.

Таким образом, после получения первого значения для последующего применения в формате искомых данных, переходим к выполнению второго пункта.

При выполнении второго шага необходимо исчислить среднесписочную численность не полностью занятых работников. Для получения итогового значения для просчета данной величины за необходимый нам период, ее следует исчислить за каждый месяц.

Воспользуемся формулой:

Среднесписочная численность не полностью занятых работников за месяц = сумма часов, которые были отработаны ими в пределах одного месяца/ (продолжительность обычного рабочего дня (в часах)*количество рабочих дней в месяце).

При подсчетах также следует учитывать рабочие дни, приходящиеся на период больничного листа или отпуска любого из таких работников. Эти дни учитываются в количестве часов, отработанных в последний рабочий день перед наступлением одного из этих событий.

По результатам произведенных подсчетов можно рассчитать среднесписочную численность сотрудников за месяц. Она будет равна сумме среднесписочной численности полностью занятых работников за месяц и среднесписочной численности не полностью занятых работников за тот же месяц.

Таким образом, итоговая формула приобретает следующий вид:

Среднесписочная численность работников за период = (среднесписочная численность работников за 1-й месяц+среднесписочная численность работников за 2-й месяц + среднесписочная численность работников за n-й месяц)/ количество месяцев в периоде,
где n- последний по порядку месяц в выбранном периоде.

При всех производимых расчетах результаты методом математического округления приводятся к целым единицам.

Примеры расчета

Теперь, когда с мы овладели теоретическим материалом по расчету, попробуем применить свои знания на практике, рассмотрев следующий пример:

Продолжительность рабочей недели в организации составляет пять рабочих дней, в день по восемь часов. Далее выберем любую дату, допустим 01.05.2015.

По существующим трудовым договорам в организации трудится 45 человек:

38 из них заняты в течение целого рабочего дня;
три сотрудника выполняют работы в качестве внешних совместителей;
четверо заняты не полный рабочий день. В мае 2015 г. они отработали за весь месяц в сумме 406 часов.

С 26.05 2015г числа один работник уволился из организации.
Допустим, что мае месяце 2015 года 15 рабочих дней.

Теперь, когда оговорены все условия, необходимые нам для просчета искомой величины, перейдем к ее поиску:

Среднесписочная численность работников за май 2015 г будет выглядеть:

Списочная численность полностью занятых работников:
— с 1 по 25 мая (25 дней) — 38 человек;
— с 26 по 31 мая (6 дней) — 37 человек.
Среднесписочная численность полностью занятых работников за июнь составит 32,96 чел. 25 дней * 38 человек + 6 дней x 37 человек) / 31 день = 32,96 человек.
Среднесписочная численность не полностью занятых работников составит 406 часов / (8 часов x 15 дней = 3,38 человек.
Среднесписочная численность всех работников за май 2015 г. с учетом округления составит 36 человек (32,96 + 3,38).

Умение производить анализ и рассчитывать ключевые показатели является неотъемлемым качеством современных руководителей любого уровня. Данная статья позволит пополнить багаж теоретических знаний, предназначенных для практического применения, о таком немаловажном показателе жизнедеятельности организации, как среднесписочная численность работников.

Компании часто необходимо подсчитать среднесписочную численность работников для того, чтобы выполнить свои обязательства по сдаче отчетности или при выборе порядка налогообложения (например, для применения УСНО средняя численность сотрудников в компании должна быть не более 100 человек), также на основании показателей среднесписочной численности предприятие можно отнести к категории малых, средних или микро. По прошествии года фирма должна уведомить о среднесписочной численности работников налоговую инспекцию, для чего следует до 20 января представить в налоговый орган декларацию по форме КНД 1110018 по месту нахождения предприятия (индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, – по месту жительства). Неправдивая информация о среднесписочной численности работников или несвоевременное представление/непредставление информации в налоговую инспекцию влечет за собой административную ответственность (штраф от 300 рублей).

Предприятия с обособленными подразделениями указывают в своем отчете среднюю численность работников в целом (с учетом численности по отдельным подразделениям), а вот для возможности применения льгот по НДС, налогу на землю и имущество уже необходимо знать среднесписочную численность сотрудников. Средняя численность – это более емкое понятие, чем среднесписочная численность, которое состоит из трех слагаемых:

Средняя численность совместителей внешних.
Среднесписочная численность.
Средняя численность сотрудников, работающих по заключенным гражданско-правовым договорам.

Согласно нормам Указаний по заполнению федерального статистического наблюдения Сведений о заработной плате и численности работников, которые утверждены приказом Росстата от 2008 года средняя списочная численность за каждый календарный день включает:

Работников, отсутствующих по уходу за больным членом семьи или по причине заболевания (подтверждается больничным листом).
Сотрудников, которые фактически пришли на рабочее место.
Лиц, которые отсутствуют на работе в связи с пребыванием на общественных работах, прохождением работы на дому.
Сотрудников, работающих по методу вахты.
Лиц, временно принятых на место отсутствующего по каким-либо причинам работника.
Лиц, которые отсутствуют на работе из-за простоя организации.
Сотрудников, которые отправлены на повышение квалификации с отрывом от рабочей деятельности.
Работников, участвующих в забастовках, митингах, находившихся под следствием до решения суда, совершавших прогулы.
Лиц, которые приняты на неполный рабочий день или рабочую неделю (половина единицы).
Сотрудников, получивших выходной (отгул) за переработку или ранее отработанное время.
Студентов, которые приняты на должность на срок прохождения производственной практики.

Формула расчета среднесписочной численности

Среднесписочную численность за месяц подсчитывают, используя ежедневные коэффициенты списочной численности. Для этого используют табель рабочего времени, в котором должны быть отражены все изменения по кадрам.

Расчет проводится по сотрудникам, работающим полностью весь рабочий день (Ч1) и отдельно по сотрудникам, которые работают только часть рабочего дня (Ч2).

Для их подсчета используются формулы: Ч1 = Ч: Д. Где Ч – это списочная численность за весь календарный месяц, Д – количество календарных дней в расчетном месяце.

Фактически при подсчете высчитывается среднеарифметический показатель списочной численности за месяц, после подсчета количества работников за первый день месяца к нему прибавляется количество каждого последующего дня до окончания месяца, при этом праздничные и выходные дни обязательно включаются в этот расчет. Численность за эти дни указывается аналогично данным предыдущего рабочего дня.

Вторая формула: Ч2 = Т: Тдн: Драб. Где Т – это сумма всех отработанных часов в календарном месяце, Драб – количество рабочих дней в календарном месяце, а Тдн – продолжительность одного рабочего дня в часах.

Если сотрудники по инициативе работодателя переведены на неполный день работы, то для расчета они принимаются в качестве единицы. Внутренние совместители и сотрудники, которые работают на предприятии сразу на нескольких ставках или на половине ставки, для подсчета также принимаются как единица и эти показатели учитываются в расчете среднесписочной численности работников. Сложив показатели Ч1 и Ч2 можно получить среднесписочную численность работников за месяц.

Для расчета среднесписочной численности работников за квартал, 9 месяцев, полугодие или год необходимо сложить среднесписочную численность за соответствующие месяцы, а затем полученное значение разделить на 3, 6, 9 или 12. В тех случаях, когда организация осуществляет деятельность неполный год, значение среднесписочной численности работников все равно делится на 12.

На сегодняшний день существует большое количество специальных программ для подсчета коэффициента среднесписочной численности работников, например, «1С зарплата-кадры». Можно найти также формы для осуществления автоматического расчета в интернете на онлайн-сервисах, например, на официальном сайте «Бухсофт».

Рассмотрим примеры расчета среднесписочной численности работников.

Пример 1

В компании у сотрудников в течение одного месяца несколько раз изменялась нагрузка, численность работников в начале месяца составляла 21 человек, работающих на полную ставку по 8 часов в сутки, а с 18 числа у трех человек нагрузка снизилась на 4 часа. Подсчитаем среднесписочную численность для 3 сотрудников за 10 дней: за каждый рабочий день 1 работник учитывается как 0,5 человека, поэтому 3 сотрудника – это 1,5 человек, тогда 1,5 × 10 = 15 человеко-дней. На полную ставку 10 ней работали: 21 — 3 = 19 человек. Следовательно, получим: (15+19) / 24 = 1,41, где 24 – это количество рабочих дней в этом месяце, 21 + 1,41 = 22 сотрудника среднесписочной численности.

Пример 2

В штате предприятия находится 20 сотрудников, 16 из которых полностью отработали месяц. Сотрудник Иванов с 4.03 по 11.03. был на больничном, поэтому его включают в расчет как целую единицу за каждый день, а сотрудник Петров является внешним совместителем, и он не включается в среднесписочную численность. Сотрудница Сидорова пребывает в отпуске по уходу за ребенком, поэтому в среднесписочную численность ее не включают, а сотрудник Сергеев работал весь месяц только по 4 часа в сутки, при проведении расчета он будет учитываться пропорционально своему отработанному времени. По итогу месячная среднесписочная численность сотрудников составит: 16 + 1 + 20 / 31 + 4 * 31 / 8 / 31 = 16 + 1 + 0,7 + 0,5 = 18,2 человек.

Пример 3

Списочная численность работников предприятия с 1 по 15 мая составила 100 человек, а с 16 по 30 мая – 150 человек. В мае две сотрудницы фирмы пребывали в отпуске по беременности и родам, также все сотрудники предприятия с мая были приняты на полный рабочий день. Таким образом, среднесписочная численность работников предприятия за месяц (май) составит: 15 дней х (100 человек – 2 человека) + (150 человек – 2 человека) х 15 дней = 3690 человек. Затем 3690 человек необходимо поделить на 31 календарный день, в итоге получается 119,032 человека. Полученную цифру округляют до целого числа, получая 119 человек.

Исключения

Из среднесписочной численности исключаются сотрудники, которые находятся:

В оплачиваемых отпусках в связи с рождением или усыновлением ребенка, беременностью.
В отпусках по уходу за ребенком до достижения им полуторагодовалого возраста.
В отпусках без сохранения заработной платы для обучения или сдачи вступительных экзаменов в общеобразовательных учреждениях.

Военнослужащие и заключенные, которые работают по специальным договорам, заключенным с государственными учреждениями, считаются при подсчете целыми единицами за каждый рабочий день.

Часто при подсчетах получается дробное число, которое необходимо в обязательном порядке округлить. Округление среднесписочной численности работников осуществляется по следующим принципам:

Если после запятой стоит четыре или цифра меньшего значения, то целое число оставляют неизменным, а знаки после запятой убирают.
Если после запятой стоит пять или цифра большего значения, то к целому числу прибавляю единицу, а знаки после запятой убирают.

Необходимо иметь в виду то, что округляется только конечная цифра, которая вносится в налоговый отчет, при этом промежуточные результаты округлению не подлежат.

Как рассчитать среднюю численность по гражданско-правовым договорам и совместителей

Чтобы вычислить среднюю численность сотрудников фирмы, которые являются внешними совместителями, необходимо провести точный подсчет потраченного ими рабочего времени в часах и использовать алгоритм, аналогичный расчетам, применяемым для нахождения среднесписочной численности работников, которые отработали рабочее время не полностью. А среднюю численность сотрудников, выполняющих свои обязанности по гражданско-правовым договорам, рассчитывают по тому же алгоритму, что и для расчета среднесписочной численности работников, которые полностью отработали свой рабочий день. Их указывают в табеле в качестве единицы за день срока, который обозначен в календарных днях в условиях договора. Сложив все три показателя, можно получить среднюю численность предприятия.